近年来，协作工具对于远程和混合工作模式来说已成为绝对必需品。这一需求在新冠疫情期间显著增长，因为人们无法面对面交流。因此，Slack、Microsoft Teams和Zoom等工具迅速普及，使员工即便身处不同地点也能保持联系。然而，这种向在线通信的突然转变引发了许多与安全性相关的问题，因为绝大多数员工都在家庭网络中访问敏感信息，这为潜在的数据泄露打开了大门。
协作工具中数据泄露的常见原因
协作工具中的数据泄露可能由多种原因造成，包括：
配置错误的共享设置：如果文件、频道或资源的权限设置不当，可能导致敏感信息暴露。例如，如果包含机密信息的文件通过公共链接错误共享，那么任何人都可以访问该文件。默认权限通常会让用户访问他们无需了解的数据，因此会出现新员工被自动添加到他们尚无需访问的各种频道或文件夹中的情况。
无限制的第三方集成：第三方集成的问题在于，这些应用程序可能访问到它们不应获取的敏感信息，如：
• Slack或Teams中共享的私人消息、频道或文档。
• 员工个人信息、商业策略或专有文档。
• 客户数据，包括个人身份信息(PII)。
因此，如果第三方应用程序的权限过高，它可能会将数据暴露给未经授权的用户。
缺乏可见性和监控：如果无法了解数据的共享或访问方式，就很难评估是否发生了数据泄露或违规行为。如果有人在公共群组中共享了公司敏感信息，而没有人监控这些活动，那么这一行为可能不会被发现。
人为错误：人为错误是数据泄露最常见的原因。在公共频道或与错误的人共享敏感信息是最常见的错误，这些错误通常由于粗心、对设置的理解错误或疏忽造成。因此，教育仍然是减少这些错误至最低程度的最重要方式。
强制执行权限和访问控制
为避免数据被未经授权的个人共享，用户应仅拥有完成任务所需的权限，不多不少。实现这一目标的最佳方法是使用基于角色的访问控制(RBAC)来根据工作职责授予权限，仅将管理特权限制在必要人员范围内，并定期审查和调整用户角色以匹配工作职责。
随着时间的推移，团队会积累未使用的频道、过时的文件和过多的权限，这可能会带来安全风险。为降低这些风险，建议定期移除不活跃用户、过时文件和不必要的频道，并使用合规报告来监控文件共享活动和访问历史。
外部用户，如承包商、供应商和合作伙伴，如果其访问权限未得到适当控制，也会构成威胁。这就是为什么在邀请他们加入Slack工作区或Teams频道之前，管理员审批很重要。管理员应启用有时限的访客访问权限，以在设定时间后自动撤销权限，并使用审计日志和实时警报监控访客活动，以防未经授权的访问。
监控和记录活动
对于Slack和Teams等工具来说，跟踪发生的情况是数据保护的关键。通过实时监控，您可以在问题变得更严重之前发现异常情况。无论是跟踪谁共享了哪些文件、捕捉奇怪的登录行为，还是防止未经授权访问敏感数据，拥有正确的警报和工具都会带来很大的不同。
以下是在Slack和Teams等协作工具中监控和记录活动的一些最佳实践：
确保在Slack和Teams中都启用了审计日志，以跟踪用户活动。这允许管理员审查文件共享、消息编辑和频道更改等操作的日志。这有助于识别潜在的安全问题或不合规行为。
配置实时警报，以便在发生可疑行为时(如未经授权的文件访问、共享或编辑)立即通知管理员。
留意任何异常行为，如从不熟悉位置下载文件、高频次访问或尝试从不受信任的设备或IP地址访问敏感信息。这有助于检测被入侵的帐户或尝试外泄数据的行为。
实施云访问安全代理(CASB)以增强基于云的工具的安全性。CASB有助于执行安全策略、控制访问、监控活动并确保合规性，特别是在涉及外部应用程序或用户时。
培训员工进行安全协作以防止数据泄露
教育用户了解协作工具中的网络钓鱼风险是避免数据泄露和违规行为的关键。如果员工知道要留意什么——可疑链接、不熟悉的发件人地址和其他常见的网络钓鱼伎俩——他们就不太可能上当受骗。
培训员工了解安全文件共享和外部通信的最佳实践也很重要。应鼓励他们在共享敏感数据时使用加密频道，仔细检查共享文件的权限设置是否正确，并注意他们与谁共享信息，特别是外部合作伙伴。提醒用户定期审查其访问和共享设置，以确保只有合适的人有权访问，这是一个好主意。
为了帮助员工更好地理解这些概念，进行模拟安全演练是测试他们知识的好方法。模拟真实世界的威胁，如网络钓鱼或未经授权的访问尝试，可以帮助员工练习识别和应对安全风险，这样当真正的威胁出现时，他们会更加自信且有效。
