在这个数字化的时代，企业每天都会收发许多文件。但从各种文件中提取非结构化数据对于企业来说依然是一件难事，如发票和采购单。如今，超过80%的数据是非结构化的，而且在2023年以后非结构化数据预计会增长继续增长。
然而，随着自动数据采集技术的出现，这一过程已被彻底改变。技术为企业带来了很多便利。
自动数据采集与人工输入不同
数据录入员必须对每份文件进行单独分析，并将信息手动输入到目标系统中，如Excel表格。
如今，数据提取软件有能力使整个过程自动化。一旦收到文件，他们可以自动解析，验证统计，并在几秒钟内将信息上传到目的系统。除了自动化，企业正在接受智能文件处理（IDP）解决方案。这些解决方案利用人工智能从各种格式和大小的文件中解析数据，免去了为每个特定文件类型创建模板的需要。
增强准确性
自动数据采集技术利用先进的光学字符识别（OCR）算法和机器学习能力，从文件中准确提取数据。OCR技术可以智能地解释不同的字体、手写风格，甚至是复杂的数据布局，确保数据提取的高度准确性。这避免了人工数据输入时可能出现的错误，如错字、换位和遗漏。通过确保数据的准确性，企业可以依靠提取的信息开展关键工作流程，如财务分析、库存管理和决策。准确性的提高也促使企业更好地遵守监管要求，减少法律问题风险。
提高效率
自动数据采集通过省去人工输入和精简文件处理工作流程，大大提高了效率。因此，自动数据采集可以用很短的时间完成数据采集员一天的工作量。自动化系统可以同时从多个文件中提取数据，减少处理时间，使员工能够专注于更多具有战略意义的任务。
这种效率的提高转化为更短的周转时间，改善客户服务，并提高运营效率。它还有助于企业在不增加人员的情况下扩大其业务规模，支持增长和扩张。
节省成本
数据捕捉流程自动化使企业节约了巨大成本。人工数据输入需要大量的人力资源、培训和监督，导致劳动力成本增加。企业可以通过采用自动化解决方案，减少或消除对专用数据输入人员的需求。
此外，输入错误的概率、返工和核对有关的费用也降到了最低。自动化减少了基于纸张的流程，降低了打印、存储和文件处理的费用。这种成本优化使企业能够更有效地分配资源，将节省下来的资金投资其他增长和发展领域。
1、提高了数据的可访问性和可搜索性：信息采集软件将提取的数据转换为数字格式，使其易于访问和搜索。数字化的数据可以存储在结构化的数据库中，从而能够根据特定的标准进行快速有效的检索。这种增强的可访问性和可搜索性使企业能够轻松进行信息检索，并支持及时决策、审计、合规性检查和数据驱动的分析。它还实现了各部门和利益相关者之间的无缝协作和信息共享，促进了各部门更加紧密的联系和高效的工作环境的构建。企业可以通过释放数据资产的潜力来提取有价值的见解并获得竞争优势。
2、与现有系统的无缝整合：这些解决方案旨在无缝整合企业内现有的软件和系统。它们可以很容易地与企业资源规划（ERP）系统、客户关系管理（CRM）软件、会计软件和其他业务应用程序对接，确保不同系统之间的数据流动顺畅，并尽量减少数据输入的重复和错误。它还可以实现实时数据同步，确保数据在各种平台上都是最新的。无缝集成提高了运营效率和数据完整性，同时使现有技术投资的价值最大化。它还简化了IT管理，减少了对复杂的手工数据传输或数据导入/导出过程的需求。
3、增强的合规性和安全性：现代数据采集系统通过实施强大的加密和访问控制措施，将数据安全和合规性放在首位。它们遵守严格的数据保护法规，确保文件中敏感信息的保密性和完整性。
企业可以执行一致的安全协议，并通过自动化数据采集跟踪数据的访问和使用。升级版的安全措施也有助于建立与客户、合作伙伴和利益相关者的信任，提高企业的整体声誉和信誉。
前进的道路
总之，自动化数据采集技术为企业提供了广泛的好处。如果企业仍在利用人工方法，就应该寻求转换。即使是那些每天只收到几份文件的小公司也能从自动化数据采集中受益。通过利用自动化，企业可以优化其文件处理工作流程，并释放其数据的价值。
原文标题：The benefits of automated data capture
原文作者：Ovais Naseem
