【技术管理】如何给任务排优先级?

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对于计划内的工作,我们更关注它在一个规划周期内的价值和收益有多大。我们会把价值足够大的任务安排进来,并持续地往前推进。

作为一个打工人,经常碰到很多工作需要同时进行的情况,你可能会很头疼,究竟要先做哪项工作呢?我给大家推荐一个方法,那就是采用轻重缓急四象限法。

你可能知道这个方法,也很清楚“重要紧急的工作要排在最前面”“重要的工作要像大石头一样做长远安排”“紧急的工作要立即着手”“不重要不紧急的工作直接丢弃”等应对策略。可是令大家最困惑的是,到底怎么判断一项工作重要不重要,紧急不紧急呢?这个前置步骤才是最难以判断的。

  • 老板刚刚口头交代的临时任务,这到底是紧急重要的、紧急不重要的,还是重要不紧急的呢?这个场景常常被倾向于认为是紧急重要的情况,必须如此吗?
  • 锻炼身体、学习培训常常被倾向于认为是重要不紧急的事情,情况真的如此吗?

这边提供一个应对的思路:

对于计划内的工作,我们更关注它在一个规划周期内的价值和收益有多大。我们会把价值足够大的任务安排进来,并持续地往前推进。

对于计划外的工作,由于是一种突发情况,是否要中断既有安排来高优先级跟进呢?中断既有安排一定是会影响正常推进的收益的,所以我们要做的决定是,是否要立刻跟进?如果不立刻跟进,带来的损失有多大?我们是否愿意并能够承担?如果不能,那就立即跟进。如果可以不立即跟进,那就转化为一个可以安排到“计划内”的工作,并参考第 1 条的策略就可以了。

总结起来,对于任何工作任务,决策的步骤就两步:

  • 对于“计划内工作”,看收益是否足够大。收益越大就越重要,也就越需要给予相匹配的优先级、资源和关注度;收益相对不大,就放入“To do list”,作为待办任务处理。
  • 对于“计划外的工作”,看损失是否足够大。损失够大,就按照紧急任务安排,以止损为核心目的;如果损失可控,就放入“计划内工作”列表。

除了决策的步骤和方法,还要关注到下面的3个重要原则。

第一,目标是需要一以贯之的。 通过看收益来判断一个任务是否重要,那么你参照什么来衡量收益呢?答案是目标。我们规划的目标里蕴含着我们一段时期内最重要的诉求和期待,也是衡量一项工作收益大小的坐标轴。目标的设定和评估贯穿着整个管理工作的全过程,目标越明确,在关键时刻我们的方向感就越强;反之,我们就会瞻前顾后,反复掂量却不得要领。所以,好的决断力,往往基于明确的诉求和目标。

第二,任务安排是弹性的。 很常见的一个情况是,我们在做任务安排的时候,往往不自觉地会在心里做一个设定,即,这个项目做成某个样子才叫完成,所以需要预算这么多时间。而实际上,对于一个任务来说,其进度、质量和效果这三个要素是可以此消彼长的,所以在拆解任务的时候,对进度的预期不同,对质量的要求不同,对效果的期待不同,都会导致时间预算和优先级的变化。所以,不能用固化的视角看待一个任务,每一个任务其实都是可以弹性安排的,不一定是你需要的 4 周,也不见得是上级希望的两周,根据进度、质量、效果的不同期待,你可以给出很多种排期方案。这体现一个管理者的经验是否丰富。

第三,沟通是不可或缺的。 虽然排优先级主要是管理者来做,但是这并不意味着排好优先级之后就大功告成了。只有和所有相关的人员充分沟通了之后,才算是调整完毕,尤其是和自己的上级,一定要和他沟通新的工作安排方案。告诉他,你优先保证了什么,从而可能会影响什么。

责任编辑:武晓燕 来源: 今日头条
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