Py自动化办公-Word文档替换、Excel表格读取、Pdf文件生成和Email自动邮件发送实战案例-python办公自动化word

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前言

前几天在学习【麦叔】的《Python办公效率手册》一书，受益匪浅，原来Python自动化办公这么有趣，目前学完了前面四章，将四章内容串起来，整理成一篇小文章，分享给大家。当然了，这里的展示只是冰山一角，更多精彩内容还是要到原文中去汲取。

背景

想象一下，现在你有一份Word邀请函模板，然后你有一份客户列表，上面有客户的姓名、联系方式、邮箱等基本信息，然后你的老板现在需要替换邀请函模板中的姓名，然后将Word邀请函模板生成Pdf格式，之后编辑统一的邀请话术(邮件正文)，再依次发送邀请函附件到客户邮箱，你会怎么做?

正常情况下，我们肯定是复制粘贴Excel表格中的客户姓名，之后挨个Word文档进行替换，之后将Word转Pdf格式，然后复制Excel表格中的邮箱进行发送编辑好的邮件正常，之后附上邀请函附件，点击发送，大概算一下，激情高昂的状态下，这个流程快的话，大概需要1分钟甚至更多。如果客户只有几十个就还好，一个小时就可以搞定，如果客户有几百个，上千个，甚至上万个呢?那估计要哭晕在办公室了。

不过别慌，Python自动化办公，一套组合拳，使用Python自动化办公——Word文档替换、Excel表格读取、Pdf文件生成和Email自动邮件发送一条龙服务安排，下面一起来看看吧!

实现过程

1)替换Word模板生成对应邀请函

这里以上面的Word模板做案例，编写一个函数以客户姓名进行替换模板中的，一步到位。

def get_invitation(name): 
    doc = docx.Document("template.docx") 
    for para in doc.paragraphs: 
        if '<name>' in para.text: 
            for run in para.runs: 
                if '<name>' in run.text: 
                    run.text = run.text.replace('<name>', name) 
        doc.save(f'./邀请函/{name}.docx')

上面这个代码需要理解Word文档的结构，一个文档有多个段落，用doc.paragraphs获取;段落中的文字用para.text获取;一个段落中可能有多个不同样式的文本，这些不同的样式被称为run，一个段落中包含多个run，用para.runs获取，一个run中的具体文本用run.text获取。了解了这些，再看上述代码，是不是清晰很多呢?

2)将Word邀请函转化为Pdf格式

这个就简单很多了，Python自动化办公中，一行代码就可以实现，而且速度还十分快。

from docx2pdf import convert 
convert(f"./邀请函/{name}.docx")

使用convert()函数可以把docx格式的文件转换成同名的Pdf文档。

3)读取Excel表格中的姓名和邮箱

这里需要用到openpyxl库了，当然关于Excel的库还是很多的，这里以这个库作为示例，代码如下：

def get_username_email(): 
    workbook = openpyxl.load_workbook("names.xlsx") 
    worksheet = workbook.active 
    for index, row in enumerate(worksheet.rows): 
        if index > 0: 
            name = row[0].value  # 获取表格第一列的姓名 
            email = row[3].value  # 获取表格第四列的邮箱 
            # print(name, email) 
            # print(f"{name}邀请函正在生成...") 
            # get_invitation(name) 
            send_email(name, email)

上面的代码，理解起来应该并不难，读取Excel中的姓名和邮箱，之后传到get_invitation()生成邀请函，之后传给send_email()函数中自动发送邮件。实际上，这两部是分开进行的，这里是先执行get_invitation()函数，先生成邀请函，之后再将该函数注释掉，再执行发送邮件函数，

4)自动发送邮件

关于自动发送邮件，历史文章中也曾经发布过好几篇了，这里继续用上了，一开始我也觉得挺难的，后来发现也没有想的那么复杂，代码如下：

smtp = smtplib.SMTP(host="smtp.qq.com", port=587) 
# smtp.login(邮箱, 授权码) 
smtp.login('235977@qq.com', "ruybefkipoo") 
 
 
def send_email(name, email): 
    msg = MIMEMultipart() 
    msg["subject"] = f"您好，{name}，您的邀请函！" 
    msg["from"] = "2352180977@qq.com" 
    msg["to"] = email 
 
    html_content = f""" 
    <html> 
        <body> 
                <p>您好：{name}<br> 
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                </p> 
        </body> 
    </html> 
    """ 
    html_part = MIMEText(html_content, "html") 
    msg.attach(html_part) 
    with open(f"./邀请函/{name}.pdf", "rb") as f: 
        doc_part = MIMEApplication(f.read()) 
        doc_part.add_header("Content-Disposition", "attachment", filename=name) 
        # 把附件添加到邮件中 
        msg.attach(doc_part) 
        # 发送前面准备好的邮件 
        smtp.send_message(msg) 
        # 如果放到外边登录，这里就不用退出服务器连接，所以注释掉了 
        # smtp.quit()

这里需要注意三点，其一是邮箱登录放在了函数外边，防止函数多次调用，短时间多次请求登录邮箱被封禁;其二邮箱登录里边用的是授权码，而不是你的邮箱登录密码，这里使用的是qq邮箱做示例，其他邮箱需要更改smtp服务;其三这个代码里边除了正文中引用了html写法，还携带了Pdf格式的邀请函附件，稍显复杂。关于授权码的获取，这里不再赘述了，之前历史文章页写过，网上的教程页很多，不会的话，私我就行。

5)完整代码

以上四个步骤进行拆分了，依次完成了Word文档替换、Excel表格读取、Pdf文件生成和Email自动邮件发送任务，这里附上完整的代码。

import docx 
from docx2pdf import convert 
import openpyxl 
import smtplib 
from email.mime.text import MIMEText 
from email.mime.multipart import MIMEMultipart 
from email.mime.application import MIMEApplication 
 
 
# 生成对应的邀请函，并转存pdf格式 
def get_invitation(name): 
    doc = docx.Document("template.docx") 
    for para in doc.paragraphs: 
        if '<name>' in para.text: 
            for run in para.runs: 
                if '<name>' in run.text: 
                    run.text = run.text.replace('<name>', name) 
        doc.save(f'./邀请函/{name}.docx') 
    convert(f"./邀请函/{name}.docx") 
 
 
smtp = smtplib.SMTP(host="smtp.qq.com", port=587) 
smtp.login('235977@qq.com', "ruybefkipoo") 
 
 
def send_email(name, email): 
    msg = MIMEMultipart() 
    msg["subject"] = f"您好，{name}，您的邀请函！" 
    msg["from"] = "2352180977@qq.com" 
    msg["to"] = email 
 
    html_content = f""" 
    <html> 
        <body> 
                <p>您好：{name}<br> 
                    <b>欢迎加入Python进阶者学习交流群，请在附件中查收您的门票~</b><br> 
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                </p> 
        </body> 
    </html> 
    """ 
    html_part = MIMEText(html_content, "html") 
    msg.attach(html_part) 
    with open(f"./邀请函/{name}.pdf", "rb") as f: 
        doc_part = MIMEApplication(f.read()) 
        doc_part.add_header("Content-Disposition", "attachment", filename=name) 
        # 把附件添加到邮件中 
        msg.attach(doc_part) 
        # 发送前面准备好的邮件 
        smtp.send_message(msg) 
        # 如果放到外边登录，这里就不用退出服务器连接，所以注释掉了 
        # smtp.quit() 
 
 
def get_username_email(): 
    workbook = openpyxl.load_workbook("names.xlsx") 
    worksheet = workbook.active 
    for index, row in enumerate(worksheet.rows): 
        if index > 0: 
            name = row[0].value 
            email = row[3].value 
            # print(name, email) 
            # print(f"{name}邀请函正在生成...") 
            # get_invitation(name) 
            send_email(name, email) 
 
 
if __name__ == '__main__': 
    get_username_email() 
    # get_invitation('Python进阶者')

总结

这篇文章基于Python自动化办公，主要介绍了使用Python相关库，依次完成Word文档替换、Excel表格读取、Pdf文件生成和Email自动邮件发送任务。程序运行之后，邀请函会自动生成，然后邮件会自动发送，速度也非常快，给几百个、上千个客户发送邀请函就不害怕了，如果有上万个客户，可能需要借助第三方平台辅助了，毕竟一般的普通邮箱，每日发送邮箱数是有限制的。

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