当总部位于达拉斯的网页设计商Pixoul公司在2020年采用混合视频会议软件时，在早期遇到了一些障碍。该公司首席执行官Devon Fata说，“我们起初采用的方法是让办公室工作的员工聚集在会议室中参加视频会议，在家远程工作的员工也同时通过视频会议软件加入，可以互相在监视器上看到对方。我们的目标是更好为混合办公的员工提供面对面交流的机会。”
Fata注意到，这种方法最终造成了双方的不平等对话，很多在会议现场的员工并没有通过视频会议软件与他们远程工作的同事更好地进行交流，但可以通过虚拟会议应用程序更轻松、更直接地访问数字文档。作为一种解决方法，Fata要求在会议室中的员工分别采用各自的设备加入视频会话。他说，“由于体验不佳和回音，因此这种方法很快就被放弃了。”
很多企业在转向混合工作模式方面投入了大量资金，并希望通过视频会议来实现这一目标。根据Metrigy公司发布的一份名为“工作场所协作：2021～2022”调查报告，近一半的企业计划支持现场工作和远程工作的组合，只有12%的企业预计其所有的员工重返办公室工作。如果混合工作模式是未来的趋势，其成功可能取决于企业提供Gartner公司高级总监分析师Mike Fasciani所说的“协作公平”的能力。这意味着无论是在现场工作还是远程工作，员工都可以平等地参与讨论。
Fasciani说：“如果混合视频会议没有成效，没有对所有参与者都具有高度的包容性，那么混合工作模式本身就存在失败的风险。这很重要，因为很多企业如今都依赖混合工作。”他指出，如果远程工作的员工发现自己在会议讨论中被边缘化，他们可能会很不情愿地重返企业办公室。这两种情况都会威胁到企业的长期发展战略。
疫情如何使虚拟会议民主化
由于发生疫情，开展远程工作是必然的。但Fasciani表示，它最终促成了一种范式转变，使最终用户对虚拟会议的期望变得更好。从历史上看，混合视频会议将大多数参与者聚集在会议室中，而在家工作的员工远程加入虚拟会议，主要由利益相关者推动对话，大多数参与者被动参与其中。Fasciani说，“由于发生疫情，采用视频会议使每个人都在同一层面上，具有相同的参与、获取信息和影响结果的能力。”
看到和体验这些好处也促使IT领导者保持混合视频会议参与者的平等地位。对于咨询和专业服务商埃森哲公司来说，协作公平已经成为战略重点。该公司高级管理IT总监兼全球数字体验负责人Jason Warnke表示，其IT团队正在努力确保埃森哲公司的遍布全球的56万名最终用户都能融入其中并与之保持密切联系。这意味着需要认真关注技术、培训和文化。
但是，即使有强大的IT规划和良好的意图，协作公平说起来容易做起来难。Metrigy公司总裁兼首席分析师Irwin Lazar预测，随着疫情的消退，从完全远程工作到混合视频会议环境的转变可能会带来一些成长的烦恼。他说，“我认为在开始之初将会很尴尬，因为我们都习惯的体验正在改变。”
改进混合视频会议的5种方法
随着世界越来越多地接受混合工作，以下是在视频会议中实现协作公平的5种方法：
(1)为会议室添加视频功能
根据Metrigy公司对于工作场所协作的研究，57%的企业计划在2021年底之前升级其会议室以支持混合视频会议。根据Lazar预测，所有企业的会议室都将很快具有类似的功能，只有三分之一的企业的会议室具有类似的功能。
在埃森哲公司的办公室中，IT团队最近部署了微软公司的Teams Rooms系统和Surface Hub智能屏幕，以及智能音箱和吸顶式麦克风。Warnke表示，现场工作人员将使用新的会议视频设备与内部员工或外部客户召开视频会议。PeopleFinderFree公司是一家位于新加坡的目录搜索引擎提供商，该公司投资了一个视频会议室系统，以促进开展混合视频会议。该公司联合创始人Eden Cheng说：“这个想法让办公室工作的员工有一种与远程同事共处一室的感觉。”
Zoom公司等供应商也在研发一种技术，以与远程工作人员相同的方式对企业会议室中参与者的面部进行单独构图，以便每个人都平等地出现在屏幕中。Lazar认为，这种能力对于实现协作公平大有帮助。他说，“我认为这是必要的技术，但其实现需要一些时间，可能还需要一些硬件升级才能使其发挥作用。”
(2)考虑采用虚拟白板
Fasciani表示，作为Gartner公司的分析师，他现在每天都会回答客户关于数字白板应用程序的问题，而在疫情发生之前，每月询问的客户寥寥无几。这是因为越来越多的企业将虚拟白板视为其视频会议策略中缺失的一个元素。Fasciani说：“它解决了在混合会议场景中使用白板的需求，而使用传统白板将远程参与者排除在外。现场工作和远程工作人员都将从虚拟白板笔记中受益，并且其保存期限不受限制，可以随着时间的推移添加内容。”
在PeopleFinderFree公司，Cheng带领的团队如今在混合会议期间使用虚拟白板Miro。她发现，该应用程序通过将办公室员工和远程参与者保持在同一个数字页面上来促进协作公平。她说，“它使我们能够收集会议期间产生的想法，并在会议结束后轻松获取这些想法。”
(3)使用第三方设备提升视频通话质量
第三方虚拟协作硬件(例如外部网络摄像头和行政桌面系统)可以通过提供更接近面对面交互的视频会议体验来帮助提高协作公平性。Metrigy公司发现，在协作技术投资中获得更大回报的企业更有可能为在家远程工作的员工购买高质量的终端设备。Lazar表示，来自第三方供应商(例如Jabra、Poly和Logitech)的外部设备提供的视频和音频质量比大多数内置笔记本电脑的摄像头和麦克风都高。例如，采用声学屏障技术可最大限度地减少背景噪音，而低光补偿则可校正黑暗环境。
Lazar说：“这确实会带来不同的体验。自从2021年初以来，尽管此类设备的功能有所提高，但它们的价格已经下降。对于担任面向客户角色的员工来说，我们考虑在他们的办公桌上安装更好的摄像头。我认为可能会为每个员工进行全面部署。但培训员工和用户如何利用先进功能是一个难题。 ”
还有待观察的事项是，企业是否以及如何为在办公室工作的员工提供第三方视频通话设备。Lazar说，“如果我带着自己的笔记本电脑走进办公室，是否需要在办公桌上安装一个清晰度更高的摄像头?我认为，很多公司还没有真正弄清楚他们想要做什么。”
(4)根据需要补充远程连接
Custom Neon公司是一家总部位于澳大利亚的定制LED霓虹灯和标牌的全球制造商和零售商，其员工遍布三大洲。该公司联合创始人Jess Munday表示，其最常见的视频会议问题源于用户端的网络连接问题，这不可避免地损害了他们平等参与混合会议的能力。她说，“这些问题通常与员工的互联网计划过时或他们所在地区的网速很差有关。”Custom Neon公司已经开始鼓励员工使用他们公司提供的移动数据计划来启动视频通话热点。她补充道，“我们很幸运，数据上限比以前大了很多。”
Cheng表示，当远程用户在会议期间遇到音频和视频滞后以及偶尔掉线的情况时，PeopleFinderFree公司采取了类似的方法。该公司为员工采用了稳定连接所需的硬件和互联网服务计划，从而保证了他们顺利参加虚拟会议。Cheng补充说，“我们还确保IT部门尽可能地为远程员工提供服务，以便在需要时提供指导或技术帮助。”
在接入端，网络管理员可能需要通过WAN优化或软件定义的WAN升级连接，并确定协作流量的优先级。便携式存储设备(例如AWS Snowball Edge)还可以帮助减少远程员工的云延迟。
对于那些可能无法访问移动宽带的远程用户，企业与云计算供应商和卫星互联网提供商之间保持良好的合作伙伴关系可能会改善连接。雄心勃勃的埃隆·马斯克正在开发低空卫星SpaceX项目，旨在最终在偏远地区实现前所未有的边缘技术能力。
(5)建立文化规范
从完全远程工作到混合工作的转变需要文化和技术的转变。埃森哲公司的Warnke说：“有时候，技术是最简单的部分，而实际采用则更难。支持员工适应利用技术的新方式非常重要。”在他看来，这包括为办公室和远程员工提供一致的IT资源调配和支持流程，以及企业高层促进协作公平的执行驱动的变革管理计划。
在更细粒度的层面上，企业领导者还应该考虑不断发展的混合视频会议规范如何更好地使他们的团队成功协作。例如在会议室中，Gartner公司的Fasciani建议办公室内的参与者坐在桌子的一侧，并面对另一侧的摄像头和监视器。他说，“远程会议参与者在某种程度上需要完成对话，而不是坐在一边或角落里倾听。”
Munday表示，Custom Neon公司在每周的战略讨论中使用了类似的座位配置。她说，“在办公室工作的员工可以看到远程工作的员工，远程工作的员工可以看到内部团队。我们相信它促进了一种开放式、论坛式的感觉，可以鼓励更大的贡献和头脑风暴。”但是，对于交互性较低、程序性更强的会议(例如培训)，Custom Neon公司在办公室工作的员工通常通过他们办公桌上的电脑屏幕查看相关文档。
由于独特的组织变量(例如物理设施、员工个性和会议软件)都会影响结果，因此可能不存在一种万能的混合会议模型。确定如何在给定的工作场所更好地实现协作公平可能需要排除一些故障。
Pixoul公司的Fata说，“在此过程中，不可避免地会出现技术和后勤方面的问题。因此需要耐心地处理这些问题，并准备好随时适应。”与其早期的混合视频会议相比，Pixoul公司已经决定保留会议室以进行完全面对面的互动。如今，无论是在家里还是在办公室，参与者都可以通过各自的电脑单独加入混合视频会议。
Fata说，“真正让混合视频会议对我们产生影响的社会规范是每个成员都必须在自己的设备上参加视频会议。它为每个人创造了一个公平的竞争环境。”
