到目前为止，很多人已经采用了一些在家远程工作时如何提高工作效率的方法。员工可以根据个人喜好打造舒适的工作环境，无论是配备消噪耳机，还是使用最喜欢的杯子。当人们开始准备在家远程工作可能会认为很轻松。但是，当他们第一次参与Zoom视频会议时，现实情况很快就打破了在家舒适地远程工作的憧憬。
虚拟协作可能是远程工作中最困难的一方面。不同工作风格、不匹配的期望、糟糕的技术甚至不良的举止都可能阻碍有效的协作，并使长期远程工作的前景令人望而生畏。员工可以自己构建个人的工作空间，但是如果员工的远程工作取决于与团队成员合作，则还必须采用更好的虚拟协作实践。
远程协作的优秀实践
人们需要了解阻碍虚拟协作的一些不良习惯，并采用在家远程工作如何成为更好的队友和领导者的技巧：
(1)设定明确的期望
Wizeline公司首席技术官AníbalAbarca说，“员工在家远程工作，彼此远离，不能像以前在办公室或自助餐厅见到对方。因此在远程工作的虚拟协作中需要找到共同点和合适的交流时间。员工根据他们的工作责任和个人需求进行调整，投入更多的时间和精力来实现团队和个人之间的通信至关重要。围绕预期的响应时间设定清晰的期望值，可以帮助员工在工作责任和个人需求之间设定界限。”
他指出，远程工作并不意味着缺席会议。意识到这一点特别重要，也非常困难。在参加长时间的Zoom视频会议之后，有些人变得难以集中精力完成检查电子邮件或其他任务。有时他们在视频会议中彼此见面变得很不自在，并且不愿意打开自己的视频。制定一些准则和礼仪将有助于提高生产力和协作。
(2)保持简单
远程工作策略专家、Remote Forever公司创始人Molood Ceccarelli说，“远程通信的有效性与简单性直接相关，也就是使用尽可能少的工具来获得所需的所有信息的能力。”人们往往认为，如果同事需要更多信息，他们总是可以保持联系并要求打开视频会议软件讨论此事。例如，一位前端开发人员实施一个项目，该项目显示“按钮颜色更改”，却没有其他信息，这名开发人员将不得不使用聊天工具联系他的同事解释这个问题，最后却发现更多信息实际上来自客户支持团队的电子邮件中。”
她说：“因此，异步通信反而有效地进行交流。当你使用任何工具向其他人传达信息时，先要整理好自己的想法并传送信息，而不是将这些信息在不同渠道以比较零碎的形式发送给他们。因此需要花费一些时间收集信息、链接和图像，并将它们整理之后存放或传输到一个地方。这使其他人能够减少寻找数据的时间，节省宝贵的时间，并提高效率。”
(3)停止与别人聊天
Techloris公司首席执行官Shayne Sherman说：“我认为视频会议最糟糕的习惯是人们在开会期间聊天。由于网络延迟问题和连接不良，这是可以理解的，但是我认为这是人们需要考虑的事情。如果由一名主管主持会议，那么其他员工最好在聊天中键入他们想发言的内容。可以使用“举手”功能或聊天框中的简单表情符号，让主持会议者知道谁想发言。如果每个员工都采用这种做法，召开的虚拟会议将更加顺利。”
(4)减少干扰
麻省理工学院开放式学习高级主管Erdin Beshimov说，“在视频会议中，需要关闭通知信息，否则容易受到干扰，降低工作效率。此外需要更多地进行一对一通话，而不是采用Zoom视频进行通话，例如边散步边打电话，就会集中注意力，并更好地协作。人们可以通过视频会议互动协作，但打电话在倾听的同时也可以思考和集中注意力。现代社会的许多创新理念都是通过通话中构思出来的。”
他说：“如果集中注意力，那么就可以通过打电话进行沟通。可以尝试这样的技巧：给自己指定一个时间段来完全集中注意力(例如30分钟或1小时)，集中精力完成一项任务。员工与同事之间开展合作也要全力以赴，不要分心。例如，如果通过Zoom进行视频通话，则需要充分参与，这样也会缩短会议时间。”
(5)消除背景噪音
Goaltry公司首席执行官Ethan Taub说，“背景噪音对视频会议来说是一个主要问题。大多数人都会保持麦克风静音，但有时可能会忘记，因此需要采用一种可以检测并只有在音量高于一定水平时激活麦克风的服务，这样可以自行调整。麦克风只有在检测到发言时才会激活。当然，最好的选择是找到一个安静的空间参加视频会议。”
(6)遏制不断的干扰
What-In-Tech创始人、富士通公司高级IT项目经理Kaelum Ross说，“IT工作者低估了即时消息通知或Zoom视频会议即兴邀请的干扰程度。对于工作场所的研究表明，工作人员在注意力受到干扰之后需要5至20分钟的时间才能完全集中精力。在繁忙的IT环境中，这些中断每小时可能会发生几次。”
他说：“我们要求员工在日历中标注需要完成的重要任务，并确保更少地使用Zoom视频会议，因此显著减少这种情况的发生。我们鼓励团队更改即时消息上的通知状态(删除声音、弹出窗口和灯光)。对于艰巨的任务，我们也使用“‘请勿打扰’模式。这三件事使团队在看待工作日和舒适完成任务的能力方面有了显著改善。当然，高优先级的事情需要立即引起注意，但是我们只关注紧急情况下的通话(不依赖即时消息)。”
(7)投资更好的协作技术
Coffeeble公司首席执行官兼创始人Thomas Fultz说，“员工在参加视频会议之前，需要检查他们的设备是否正常，因为发出嘶嘶声的麦克风或者模糊不清的网络摄像头都不利于召开富有成效的会议。如果每个人都有合适的设备，那么每次视频会议都可以专注于工作内容，而不是其他事项。”
(8)超越视频思考会议协作
WikiLawn总裁Dan Bailey说，“Zoom会议疲劳是一个现实问题。我认为，解决这一问题的最佳方法是引入其他协作方式，而不仅仅是通过视频会议进行讨论。例如，我们使用虚拟白板来讨论问题。对于视频会议协调者来说，让所有人参与并获得反馈也是一个好主意。主管可以提前给出会议主题，以便员工有机会提出自己的想法，然后让每个人都有发言的机会。”
(9)及时回复
LTHR Shaving公司联合创始人Timmy Yanchun说，“实际上，虚拟交流与随时在办公室与他人进行沟通有很大不同。要成为一名更好的沟通者，需要记住必须及时回复。如果在一段时间内未阅读任何消息，可能会阻碍项目的完成。因为沟通与生产力密切相关，现在有这么多人员在远程工作，可能需要更好地了解一些内容。因此需要及时回复，甚至要进行解释，以确保收件人理解答复。”
(10)进行反思并勇于改变
凯捷公司技术未来负责人Sarah Pope说，“为了在2021年成为更好的虚拟合作者，很多人于2020年在虚拟协作方面积累了一些经验和教训。如果还没有回顾一下与团队成员的合作方式(沟通渠道、团队会议、工作方式、包容性和期望)，那么现在是塑造并确立新常态的时候。”
她说：“对2020年发生的情况进行回顾，是找出更好的工作实践并推动新突破的最好方法。尽管员工与同事或领导不在现场进行的一些讨论可能会具有挑战性，但其结果和改进是值得的。”
