企业需要使用正确的数据分析工具来控制其业务支出。在保持精益运营的过程中，很多企业发现了使用大数据的好处。大数据技术可以让他们提高利润率，企业也试图在经济衰退期间保持竞争优势。
使用大数据的最重要好处之一就是支出跟踪，这将有助于许多资金短缺的中小企业在经济衰退中变得更有弹性。
大数据对企业的生存至关重要
随着不确定性的增加和消费者需求的不断变化，企业开展业务面临更大的挑战。当一些企业采用人工智能系统来预测需求时，而其他一些企业则致力于扩展市场份额，但有时却忽视了自身的财务状况。如果没有足够的资本，那么中小企业可以采用大数据和人工智能技术超越竞争对手。
与此同时，收入的减少和支出的增加会给中小企业带来难以应对危机的巨大威胁。因此，在投资于业务增长之前，需要简化财务运营。企业可以维护记录、定义收入来源和管理开支。尽管跟踪支出是企业管理者最不喜欢的任务，但纠正不利的支出模式对改善财务状况至关重要。大数据可以让企业更容易做到这一点，但他们必须投资于正确的工具。
除了有助于成本控制之外，削减开支还可以显著增加利润，同时保持积极的现金流。同样，企业可以利用这些见解做出明智的业务决策。虽然跟踪支出对于企业来说通常是一件难事，但是可以使用数据分析工具和方法进行支出跟踪，有效地管理现金流。
1. 集成数字工具
毫无疑问，人工记录业务交易和归档支出收据可能会非常耗时。企业的员工必须在大量文件中查找收据并报告开支。除了耗费时间之外，还会导致生产率和效率的损失。幸运的是，采用智能的数字工具和应用程序，企业可以采用支出跟踪器软件跟踪业务支出。
集成数字工具将自动跟踪并记录企业的开支，从而消除文书工作。企业可以将软件与其他银行和在线应用程序进行链接。此外它包含一个自动标签，该标签可以区分业务支出和人个支出。智能的跟踪工具使企业可以快速标记多个支出。
2. 使用数字工具区分个人和业务支出
通常情况下，支出可以分为业务支出或个人支出。因此，应该学会区分个人支出和业务支出。以下是避免混淆这些支出的一些想法和建议。
- 为企业提供单独的借记卡和信用卡。它将阻止企业使用个人帐户进行商业交易，使支出跟踪变得更加简单。同时，它也将在业务和个人开支之间划清界限。
- 有时会遇到分摊支出。例如，可能会与潜在的合伙人共进午餐或为员工购买咖啡。对于这种支出，需要出纳人员将采购作为单独的交易进行登记。这将有助于企业保持清晰的财务记录，同时将收据分开。
有很多预算工具使用大数据来区分财务开支。企业可以使用这些工具更轻松地将其个人和业务支出进行区分。
3. 使用数字存档来保存发票和收据的记录
很多企业管理者认为在支出方面有更多的权力，但这种想法是错误的。每项业务都必须遵守政府制定的会计准则和财务规定。在许多要求中，一种是保留所有发票和收据的记录。企业将需要它们来计算免税额。同样，如果企业接受内部收益系统审核，则必须出示所有收据。
因此，需要收集和整理发票和收据。要在每张收据上写上支出的日期和用途，以免造成误解。此外还要保持电子记录。可以扫描收据，并将它们转换成PDF文件，然后在电脑中为这些单据创建一个单独的文件夹。
有很多工具可以让所有记录实现数字化。企业可以使用更可靠的数据存储平台轻松保留这些记录。
4. 通过机器学习查找免税额
知道追踪支出的目的是什么吗?事实上，它提供了洞察企业的业绩并确定符合减税条件的机会。广告支出、佣金、办公用品、差旅费和维修费等业务支出都属于免税额。因此，企业可以从总销售额中扣除这些支出，以减少其应纳税所得额，从而减少总体税收支出。
例如，企业获得一笔500美元的收入，税率为21%，因此税费为105美元。而扣除200美元的免税额之后，收入将减少到300美元，其税费将降至63美元。简而言之，找到免税额可以帮助企业节省一些税费。此外，如果企业使用的是数字跟踪工具，可以利用机器学习功能，自动查找可以扣除的支出。
许多机器学习工具使企业的纳税变得更加容易。他们可以使用数据挖掘算法来查找潜在的扣除额，并筛选税收记录以查看是否符合条件。
5. 与债务人设定付款条件
根据美国银行的一项研究，82%的倒闭企业是由于现金流管理不善造成的。通常情况下，有大量资金从企业中支出。除了使现金流为负之外，它还影响企业的财务前景。因此，企业必须减少资金流出，最大限度地增加资金流入，以确保现金的可用性。最好的一个办法是与客户设定智能支付条款。
毕竟，越早提交发票，就会越快获得付款。同样，企业也可以设置折扣付款条件。例如，客户在十天内付款，则将获得2%的现金折扣，这种方法可以加强与客户的关系，并为企业更快地获得现金。
6. 审查和分类业务支出
在跟踪支出之后，企业的工作并没有结束。应该尽力进行检查，并确定减少成本的方法。可以让员工参与其中以减少成本。例如，如果员工出差参加会议或外出购买办公用品，在他们报销之前首先需要提供支出记录。因此，企业可以确保业务的透明度。
此外，计算每项开支占总支出的百分比以确认重大支出。如果租金成本占总支出的50%，则需要考虑更换办公地点。同样，如果交纳的税费过多，需要寻找新的方案。企业可以求助于当地供应商以购买原材料或转向其他物流公司。这似乎很耗时，但减少开支可以带来令人难以置信的长期收益。
7. 对债务保持警惕
尽管由于市场波动加剧，企业需要进行贷款意味着现金短缺，但这种情况却很普遍。在某一期间，企业需要额外的资金来保持业务运转。但是贷款的关键是要确保收益高于投资。否则，利息将是企业财务上的额外支出。例如，企业打算购买一家工厂，需要计算其产生的回报，并将其与贷款金额进行比较。
它将帮助企业进行成本效益分析，证明效益是否高于成本。此外，计算利息覆盖率可以确定企业偿还利息支出的次数。它将帮助企业设定明智的还款条件，关闭违约和破产的大门。
大数据工具比以往更轻松地管理企业的支出
不可否认，跟踪业务支出和管理资金是每个企业面临的两个主要挑战。有些企业在计税方面陷入困境，而另一些企业现金流中断。跟踪和管理支出对于了解企业的财务状况非常有用。这将降低业务成本，获得更多的免税额，并保持良好现金流，消除支出的浪费。
通过使用大数据技术，企业可以更轻松地实现这些目标。事实证明，数据分析在跟踪和管理业务支出方面非常有效，因此企业需要投资和采用适合的大数据工具。
