在由冠状病毒疫情带来的变化中，组织的业务向在家远程工作的转变无疑是最重要的变化之一。可以预见的是，员工的差旅支出在此期间将大幅下降，但远程工作意味着员工支出出现了全新的类别。
根据AppZen公司的调查， 93%的在家工作的英国员工的费用支出由于发生疫情而出现改变。这种改变导致在家远程工作的员工数量增加，员工家庭的互联网费用增加了57%，电力和煤气费用增加了50%。
然而，随着远程工作人数的大幅增加，其报销费用并没有相应大幅增加，这有些令人惊讶。在疫情蔓延期间，员工在家工作的总开支从69%增长到75%，这并没有人们预期的那么显著。
AppZen公司这项研究揭示了费用增长不多的原因，以及组织需要改进的几个领域。
报告指出，员工在家远程工作的费用没有预期的那么高，部分原因可能是一些员工对申请新类型费用进行报销感到不安。这很可能与许多组织缺乏相应的规模有关。只有一半的组织在2020年更新了开支政策，而另一半的组织员工为哪些费用可以报销而感到困惑。
此外，有些组织的费用支出政策缺乏适应性，导致员工可以报销的项目类型受到限制，即使这些费用是完全合理的也难以报销，这将导致员工不满。
虽然远程工作的员工并没有以往的差旅费用，但是却出现了与工作相关的新费用，例如从一次性投资费用(例如采购书桌、办公椅、显示器等)和经常性费用(例如增加的互联网使用费用、水电费和儿童保育费等)。
组织需要快速调整其费用开支政策以适应工作环境变化。其新政策必须明确公平，并在迅速地实施。使用基于人工智能的自动化软件可以通过组织范围的特定规则和消除偏见来解决这个问题。这样的系统可以确保所有员工的所有支出都得到平等对待并得到迅速处理。
更新后的费用政策将为员工提供明确的信息。调查表明，在更新支出政策的组织中，83%的员工表示他们所在的组织支付了在家工作的相关费用，而在没有更新费用政策的公司中，只有29%的员工表示支付了他们在家工作的相关费用。
员工需要感受到公正的对待
除了不同组织在远程工作支出费用方面存在差异之外，同一组织内不同员工之间也存在差异。研究表明，组织的高级雇员和那些在疫情发生之前已经在家工作的工作人员报销的费用更多。与普通员工相比，管理人员在家远程工作报销的费用要高得多。这可能是因为在疫情发生之前，很多高级员工(42%的企业主/业务伙伴和37%的销售经理)已经在家工作，因此他们更加了解哪些费用可以报销以及如何申请。然而，对于那些刚开始在家工作的员工来说，存在很多困惑和不确定性，因为许多组织在适应和提供最新政策方面进展缓慢。
大多数员工申请的与工作有关的费用都能得到报销。而组织高管可能拥有公司提供的信用卡和支出账户。这意味着，那些收入较低的员工只能自己先支付费用，然后由组织决定是否报销，而那些收入较高的高管则不会有这样的影响。Trinet公司的研究表明，在报销经常遇到困难的组织中，71%的员工可能寻找新工作。这凸显了对易于使用、易于理解的费用处理功能的需求。
更重要的是，女性员工(59%)比男性员工(80%)远程工作的相关费用报销比率更小。这可能是由于一系列因素造成的，其中包括女性可能在诸如教育和医疗保健等行业工作，这些行业支付的与远程工作有关的费用较少，以及妇女不太可能担任经常报销费用的管理职位。此外，这种差异可能是由于女性不太愿意申请报销。而Allstar公司的研究表明，总体而言，女性员工所要求报销的业务费用不到男性员工的一半。
另一个有趣的领域是育儿费用。由于发生疫情导致许多学校关闭，尽管在职父母被迫在家远程工作，可以在家照顾子女，但儿童保育费用的申请没有增加。实际上，只有19%的受访者声称其组织考虑了育儿费用。牛津大学、剑桥大学和苏黎世大学联合发布的一份研究报告表明，与收入相近的男性员工相比，英国、德国和美国的女性员工更多地获得了托儿和家庭教育方面的补助，毫不奇怪，女性对缺乏育儿支持费用的感觉更加强烈。
人工智能在费用管理中的应用
人工智能支持的费用管理系统可以使组织摆脱人工处理费用报销的麻烦。通过使用自动化采用一致的规则和策略，可以消除偏差和不一致，显著提高员工费用报销的处理速度。
人工智能技术非常适合此领域。这是由于人工智能可以仔细检查所有内容(包括每笔交易和每个订单)，根据预定义的规则审查所有报销项目。人工智能还可以访问和查看所看到的一切，并在场景中而不是孤立地查看每个事务，因此它可以用于识别大量不同用户和组织中的问题模式。
这种系统使组织能够根据具体政策制定自己的规则和决策标准，使其能够迅速适应不断变化的环境并执行组织的政策。
结论
人们的工作实践在2020年经历了一些前所未有的巨大变化，但在许多情况下，传统组织没有跟上这些变化。费用管理就是这样一个领域。
由于缺乏有关最新政策的有效沟通。高管人员获得优惠待遇以及其他员工之间仍然不平衡，所有这些因素仍然是必须解决和纠正的费用管理问题。
费用管理如今变得越来越复杂，使得现在对提供自动化、可视性和支出控制的数据驱动系统的需求比以往任何时候都更加重要。基于人工智能的系统意味着组织可以实施始终如一的公平方法，从而最终提高组织的效率，提高员工满意度，并减少财务团队的工作量。
虽然制定清晰一致的费用政策是一个基本的出发点，但拥有正确的IT系统来支持灵活的费用管理方法同样至关重要。自定义政策、通知员工政策变更以及自动将新政策应用于新的费用报销申请，这对于组织应对当今工作环境以及即将到来的挑战都是至关重要的。
