当组织处理大型复杂的项目时，自然会出现数据管理方面的挑战。这些挑战并不一定要令人生畏。组织战略计划、执行模型、项目组合、预算及其所有辅助数据，可以为组织建立效率，数据完整性和最终对决策的信心打下坚实的基础。
组织最基本的挑战是收集数据，因为它可以以多种形式存在，甚至包括手写文档和个人生成的演示文稿。数据和文档所在的不同来源可能会进一步混淆此过程，这些来源包括专有和非协作数据库，定制系统以及从其他来源导出的手动文档。
如果没有组织，组织可能会被迫继续投入大量的时间，人力资源和资金需要人工整合所有这些数据，同时还要与时间赛跑。。门户管理团队将很难有效地编辑报告，更不用说基于数据的智能决策了。
这个解决方案在于利用数据收集和报告平台，该平台支持易于使用的在线、支持云计算的方法。在与企业架构相同的环境中管理战略计划、流程模型、投资组合和预算，使组织可以轻松地将这些数据集和其他数据集联系起来。这只能在专门为该复杂任务设计的专用数据管理平台中有效完成，该平台允许组织将自定义的业务流程、数据模型和安全要求逐步应用于问题。
这种方法有助于将信息从相应的记录系统整合到新知识数据库中。在这里，组织可以优化数据管理工作，向最直接的数据所有者提供直接的数据交互，使用附加信息增强数据模型，实施安全性和自定义业务流程，整理相关摘要信息的特定仪表板，甚至关闭根据需要减少非协作应用程序。
当然，一个集中的平台为团队服务。授权每个成员管理和丰富其特定领域的数据，使它们能够检查、验证和维护自己的小型数据集，而无需繁琐的报告要求和更改请求程序，从而生成高质量、权威、实时的数据。
这个好处很多，可以促进运营的各个方面：
- 在跨投资组合相似性、冗余和依赖性分析中发现成本节约机会
- 更快地生成报告和分析
- 提高整体数据完整性
- 最小化系统支持要求，提高生产率
- 摆脱繁琐的人工数据收集和验证，使员工可以专注于更有意义的任务并提高工作满意度。
- 最大限度地减少由于不良数据导致的分析，报告和计划中的错误。
- 增强利益相关者的信任并采取果断行动。
通过将来自通用报告工具和专有报告工具的不同数据源统一到一个直观的平台中，并分散数据管理活动，组织将看到产生和维护大量数据的成本急剧下降。最重要的是，将获得最高质量的实时信息，从而可以做出更好的业务决策。
