众所周知，准备工作往往是一场成功的合同谈判的关键，但是SaaS续约也有其自身的一系列挑战。本文概述了获得谈判成功需要做的准备工作。
随着软件即服务(SaaS)获得广泛的市场采用，许多初始交易也即将到期，因而客户正面临着续约谈判。但是与其他信息技术交易不同的是，由于你没有拥有应用程序的许可证，你的谈判优势会在SaaS续约时受到更大的影响。你需要考虑以下事项：
- 你是否有续约价格的保护措施，或者价格是开放谈判的?
- 你是否确定了SaaS或本地迁移的选项?
- 是否有足够的时间来进行协商和实施替代解决方案?
- 是否有足够令人信服的业务案例来支持迁移到另一个解决方案的成本、时间和业务中断?
- 如果你无法达成协议或选择不续签，你的业务将会怎样?
许多续约谈判不仅不能达到降低成本的目标，而且还对谈判团队和供应商的关系造成了巨大的损失。实际上，每一次谈判失败都不是因为缺乏谈判技巧，而是因为组织没有做好充分的准备。
虽然SaaS续约谈判对你来说可能是新的事物，但SaaS提供商每天都在进行这样的谈判，并且已经有了定义良好的流程和程序。他们通常会在到期日前至少一年就开始考虑续约，以收集特定于客户的信息，这些信息将为他们的谈判策略提供信息，并确定他们的目标，包括容量扩张。他们知道所有的谈判手段，并评估了自己的优势和劣势。简而言之，SaaS供应商已经做好了充分的准备来推动续约谈判进程，以实现他们的目标。
以下是你需要考虑的六个关键因素，可以帮助你的团队做好成功的准备:
时间轴
至少提前一年开始准备。记住，如果你不能在到期前达成一个有利的续约协议，几乎在所有的情况下，你都将被迫签署一个对你的供应商最有利的协议。争取和获得高管对谈判策略的支持也需要时间。此外，你优秀的砝码始终拥有迁移到另一个解决方案的潜力。因此，在结束谈判的时候，你需要有足够的时间来让你转向另一个解决方案，否则，离开的威胁就没有意义了。
在确定准备协商所需的时间时，请务必考虑组织内部的程序和审批障碍，以及SaaS解决方案的复杂性和依赖性。
谈判团队和执行发起人
在开始谈判之前，你必须清楚地确定谈判团队的成员、他们的特定角色、升级点，并获得执行发起人的批准和大力支持。你所确定的任何谈判筹码的成功与否都将被你的供应商检验。你的定位和论点必须是可信的，这样才能获得效果。
你的供应商非常了解应该如何推进典型的谈判策略，并且有足够的信心在谈判中说“不”，以测试你团队的信念。你唯一的应对方法是在适当的时候上报给你的执行发起人。执行发起人必须是有权管理预算、批准流程并且能够在组织内影响偏离或创建新策略的人。当供应商从你的执行发起人那里直接听到你的立场时，它将验证你的立场，并为你的谈判团队增加可信度。
确定并优先考虑商业需求
你的职能团队应该与你的谈判团队进行合作，以确定具体的谈判需求。职能团队的成员往往更加理解解决方案的价值，并且可以突出需要纠正的任何痛点，以最大化解决方案的价值。谈判不仅应该考虑更好的价格和商业条款，也应该关注整体价值。
在谈判中，用价值来表达也是一种非常有效和有说服力的方法。一定要采取一个整体性的方法来评估价值，然后明确你的条款或要求，因为这将直接提高你的整体价值实现。这可能表现为更好的定价或价格保护、改进的解决方案性能、增强的支持、开发路线图的可见性和影响力等。优先级的划分也很重要，这样你就可以集中精力去实现最有价值的项目，并愿意在必要时牺牲价值较小的项目。
预测供应商的目标和态度
你的供应商不仅想要确保续订，还会想要追加销售或添加新的解决方案。他们的目标是实现收入的最大化。但它们也会有一些战略目标，其中某些类型的销售将更为重要，因为它们提供的额外利益超出了这笔交易的收入。例如，你的供应商可能刚刚开发了新的解决方案，或者正在寻求扩展到不同的地理区域。如果其中任何一项对你的组织有意义，它们就可以极大地提高你的谈判筹码。
同时也请记住，你的供应商也需要有令人信服的理由来获得你的请求的批准。仅仅是因为你觉得你付的太多或者因为你听说比别人的价格更高而要求降价，是不太有说服力的。如果要求合理的话，就将使你的供应商处于守势，并将他们的注意力转移到提供理由，说明他们为什么拒绝你的请求，而不是向他们的主管建议批准你的请求上来。了解供应商的目标和决策过程是说服他们批准你的请求的关键。
选择你的大棒和胡萝卜
确定具体谈判请求的理由，以及如果你的供应商拒绝了你，你会怎么做。这超越了感情上的感受。在这里，你需要为你的供应商考虑其他选择以及额外的机会，例如添加更多的解决方案或将他们的解决方案扩展到其他部门。简而言之，你需要确定如果他们拒绝你的请求会给你的供应商带来什么可怕的事情，以及如果他们答应了你的请求会给他们带来什么好处。这就是你的供应商主管评估你的请求的背景。
此外，你还需要确定你的谈判方法，是采用自上而下的方法，在管理层启动谈判，传达期望，然后让销售和采购团队协商细节，并在必要时上报，还是采用自下而上的方法，在销售和采购层面开始谈判，然后酌情上报。这取决于你的供应商关系，你的要求的性质，你结束谈判的时间，以及其他因素。
沟通方法和指导方针
在你的谈判团队和整个组织中定义供应商沟通准则是非常重要的。供应商会在任何可能的地方寻求信息，并且会毫不犹豫地联系业务经理和员工--即使你已经明确告诉供应商不要联系他们。这些指导原则的交流将帮助你的组织避免混淆，并向供应商呈现一个统一的战线和一致的消息。
你还需要考虑你是用一个单一的联络点还是一个小团队来与你的供应商进行沟通，以及应该在口头和书面传达哪些信息。一种推荐的方法是使用口头交流来定位高层次的目标、难点等，但是使用书面交流来清楚地阐明具体的定价和商业条款。有一个正式的提案谈判程序是至关重要的，这样在谈判期间的任何时候都不会对每一个问题上每一方的最新提议产生怀疑。这也将极大地有助于向执行发起人提供定期的进度报告，并为他们在升级时参与谈判做好准备。
记住，良好的准备工作可以为你的谈判团队注入信心，而这种信心也会在谈判过程中增加成功的可能性。
