如今，大多数企业办公环境并不像几年前那样所有员工都在同一个空间工作，他们通常在办公室中与同事沟通和合作，或使用电子邮件或发布简单的内部消息工具。
员工沟通对企业的高效运作都至关重要，而如今的沟通方式要复杂得多。事实上，行业机构估计，一个典型的企业有20%到35%的劳动力是临时劳动力，并且通常远离公司独立工作。保持与独立的承包商、顾问、第三方合作伙伴，甚至客户之间的联系，对于企业的生产力和整体成功来说至关重要。
当了解企业员工的未来组成及其工作方式时，发现将会出现协作问题。到2025年，企业中60%至80%的工作人员将是千禧一代。这些“数字原生代”对员工协作的方式产生了重大影响。
他们更有可能通过通信设备、文本、视频聊天或网络或连接等电子方式进行沟通，而不是在现场进行交流。他们的工作风格千差万别，并不是传统的早九晚五的工作，此外更喜欢采用更便捷的通信工具。
企业必须以安全的方式满足他们的预期体验。现在已经看到一些实例，很多公司在千禧一代中招聘更多的员工，但有些员工发现一些工作方式和工具不可用或不可接受之后，他们拒绝应聘或辞职。企业原有的单一工作风格的概念已经过时。这种变化现在正在发生，但是大多数企业却对此没有做好准备。
需要什么来确保有效的协作
在通常情况下，很多企业允许工作人员使用消费者级别的协作工具(例如，短信、Facebook、Instagram、WhatsApp等)而不是适合企业使用的解决方案。其应用很容易将企业敏感信息泄露给黑客和“不良行为者”，或者可能让用户与不当的接收者共享数据，使企业面临数据丢失、监管责任或更严重的威胁。
企业需要提供具有同等功能的企业级工具，以供当前和将来的员工使用，使其发挥最大效率，并确保员工之间的沟通可以保证企业敏感信息的安全。幸运的是，主要厂商正在建立安全的企业级工具以确保协作的安全性(例如Microsoft Teams、Cisco Webex、Slack等)。
应该在协作服务中寻找什么?
企业需要评估随着转向工作场所的数字化转型方法，将会进行何种类型的员工、通信和其他形式的协作。选择正确的工具意味着寻找在不断变化的员工队伍中支持和增强协作的功能。这些功能包括：
- 工作流程灵活性——能够根据广泛的用户、设备和应用程序中的典型角色和职责定制解决方案的功能。
- 工作区自定义——创建自定义协作场所和所需增强服务的能力，例如日程安排、会议跟踪、笔记记录、与外围服务的连接、云计算供应商的选择等。
- 用户、应用程序和数据的安全性——使用高级安全和隐私组件的能力，以确保没有用户或企业数据超出指定的“孤岛”，以确保隔离和保护，并确保高级身份验证和加密到位。
- 数据提取的认知支持——能够捕获和分类在会议或非正式协作期间发生的所有相关数据的功能，并将其作为知识来源提供给适当的用户群和整个组织。先进的人工智能功能可以自动完成此过程，而不用通过人工进行。
- 分析以了解使用情况——分析企业中使用的工具哪些是有效的，哪些不是有效的，并根据需要修改和增强可用的协作工具。这是创建灵活协作策略的关键。
作为增强协作解决方案的一个示例，思科公司最近发布了其WebEx产品的更新版本，并添加了基于人工智能的助手功能，包括其最近收购的Voicea产品。将其Voicea语音识别产品添加到其会议功能后，它可以在几分钟内完成整个会议的转录，而无需人工录入来跟上对话的进度。
它还提供了会议的版本，然后可以通过关键字进行搜索，从而可以更好地发现企业会议的内容。用户可以进行Voicea查询以从会议中提取信息，即使他们不在场也是如此。思科公司声称可以将工作效率提高30%，并可以节省更多人工。
保障安全和隐私
思科公司添加的其他现代协作增强功能包括将身份验证和加密密钥保留在企业的内部部署数据中心中，以使全球性组织不必担心本地化的违规行为会泄露企业的重要数据，并且还可以更好地遵守本地隐私法规。这可以扩展到实现独立的区域数据存储库，并更好地保护企业数据。
