由于初始成本相对较低，业务经理有时候可控制自己的云预算，但这既是好事也是坏事。
企业可以不受IT干扰，但业务经理可能没有专业技能来有效管理云合同。有些人可能会购买更便宜的低级服务或者使用免费订阅，然后在使用率提高时支付额外费用，而不是转移到更经济的服务—即更优惠且符合其可扩展性要求的服务。
通过DevOps加速软件开发的敏捷方法，使开发人员可使其应用程序以编程的方式请求IT资源。然而，尽管这种方法给企业带来巨大的好处，使试点项目能够消耗云资源且在不受IT影响，但敏捷开发可能在IT预算中留下漏洞，IT经理无法准确了解其内部DevOps团队在公共云中的实际花费。
今年早些时候，Densify公司的调查显示，四分之一的IT部门几乎不了解在公共云(例如亚马逊云计算服务或微软Azure)实际的花费。
对于中央IT而言，缺乏对总体成本的可视性意味着企业最终可能支付的费用远远超出他们对云订阅和云服务所需的支出。
《Itam Review》行业分析师AJ Witt称，整个行业普遍认为，云订阅中有30%的浪费，其中大部分归因于过度购买。他说：“例如，你购买捆绑包，却没有使用所有产品，或者你有100个席位，只使用其中70个。”
例如当软件资产经理根据实际使用情况评估内部部署许可证，Witt建议企业用户评估他们实际云订阅使用情况。他表示：“单个Adobe产品(例如Photoshop)比购买捆绑包更便宜。另一个陷阱是购买错误的产品，例如完整版本的AutoCAD，对于大多数用户来说，AutoCAD LT订阅就足矣，或者有时甚至免费查看器就足够。”
“在这方面来看，我们使用内部部署软件遇到的问题，在基于订阅的许可中仍然存在。”
由于购买SaaS很容易，企业可能会发现营销、销售和工程部门都有自己的订阅和用户数量，并且每个订阅都会有未使用的订阅，如果只有一份合同，其实这些可以合并。
SaaS非常容易购买和部署，以至于大家通常会绕过采购和IT政策。Witt称：“大多数SaaS优化工具提供商都是通过扫描费用和应付账款记录来识别这种不受控制的支出，而不是寻找更正式的存储数据，例如合约数据库或资产注册器。”
如果没有中央控制和供应商合约记录，就无法知道企业是否在支付合适的价格或者是否在使用已购买的订阅。他补充说：“对于零散的部门级别的合约，你还会失去任何规模经济。”
过度配置
另一个问题是过度购买。例如，传统上来看，IT部门会预先购买诸如企业存储之类的资源，这项投资将支持企业数年的数据增长，届时初始投资将会被用尽。显然，IaaS的灵活性意味着没有必要提前购买超出实际需求的资源。
Licensing Dashboard公司总经理David Chamberlain表示，IT有时可能会过于谨慎。他表示：“IT人员可能会担心Exchange服务器出现问题，因此存在过度配置的倾向，然后人们会忘记停用不再需要的云服务。云服务非常有弹性，很容易节流，这与内部部署服务器有很大不同。”
对于Witt来说，虚拟机(VM)蔓延一直是内部部署存在的问题，即使企业部署了良好的流程。他称：“启动虚拟机总是比停用虚拟机更容易，大多数数据中心拥有相当大比率的未使用的虚拟机—根据我的经验来看，这大约为30%到40%。”
在内部部署时，这些未使用的虚拟机只消耗小部分存储和计算，而在云端，虚拟机按每秒计费。他表示：“无论是否充分利用，你都需要为虚拟机付费。这是一种浪费，因此，控制云端虚拟机蔓延将立即节省成本。”
最低支出限制
Witt补充说：“有些供应商让你确定最少用户数量，以及最低增长预期。Salesforce合同通常采用这种方式。因此，你需要预先购买，可能需要6个月的时间才能完全部署，但随后你的重点会发生改变，你可能不会像预期那样使用该产品，这意味着你被锁定到三年的合同中。”
虽然主要软件提供商一直试图将其客户迁移到云订阅，但Witt表示，最好仔细检查现有企业交易中包含多少云服务。对于规模较小的软件服务提供商而言，可能会有重叠，客户最终会支付两次费用。
“这里的关键在于，云计算是所有供应商的战略重点。利用这一优势，让你的采购团队制定合同，以限制重复订阅，并确保最终不会为尚未部署的订阅付费。”
Witt补充说：“内部部署企业合约通常有转移到云端的程序。例如，Microsoft Enterprise Agreement可采用这种方式构建。如果你转移到云端，你通常可避免支付内部许可证中未使用的软件保障维护费用。并且，某些永久许可证带有云部署权利，例如，如果你需要维护Windows Server和SQL Server。”
Witt称他还遇到过以旧换新优惠的情况，客户在订阅的第一年会收到折扣。他指出：“如果你在欧盟，另一种选择是在二级软件市场转售旧的永久许可证。”
可视性的挑战
云服务和SaaS的性质意味着，企业用户可购买订阅并直接消费云资源，而不需要IT的控制，这意味着IT无法了解企业内资源使用情况。
他称：“你是按月付费，那么，你怎么知道你是否仍然在使用特定产品或服务。如果是这样，多少用户在使用它，以及多长时间?”
尽管所有云服务提供商都有自己的管理门户为他们自己的服务提供使用情况信息，Witt说道：“即使你知道正在使用的供应商，也不可能每个月手动跟踪所有这些信息。” 根据最近Forrester报告《2018年第二季度云成本监控和优化》显示，虽然很多企业转向云计算来减少基础设施开支或者避免前期投资成本，但这其实很难实现。
该报告的作者兼Forrester公司首席分析师Lauren Nelson称：“这里的成功更多地取决于云管理做法的成熟度，而不是工作负载的性质。随着成本复杂性不断增加，以及用量、用户、账户和实例类型的增加，IT专业人员越来越依靠工具来实现对管理做法的可视性、一致性和可扩展性。”
软件资产管理工具
Forrester已经确定一类软件工具，这些工具可为云资源提供类似软件资产管理等功能，包括Apptio、CloudHealth Technologies、Densify、Rightscale和Turbonomic等。
根据Nelson的说法，这些工具的核心功能侧重于提高跨云平台的成本和用户动态可见性。在报告中，她写道：“随着管理做法逐渐成熟，这些信息将成为管理和自动化计划等关键要素，因为这两项工作在很大程度上都依靠一致的数据可用性。” 根据《Computer Weekly》采访的专家所说，软件资产管理的最佳做法需要应用于IaaS、PaaS、SaaS和其他云资源，让IT可了解正在使用的云服务以及用途。
Witt认为，有些部门会自己采购SaaS，他们不一定有技能来管理这些产品和服务，这也是IT有机会控制的地方。他指出：“如果IT部门想要重新与业务部门联系，他们需要提供业务部门所需的服务，这需要逐步摆脱IT部门在预算、合规和供应商管理方面的传统角色。”
