【51CTO.com原创稿件】协同办公，是每个企业都需要的软件工具，随着企业员工数量越多，业务线越来越长，管理的难度也会加大。面对上千人的企业集团，该如何利用协同办公工具，来提升管理和工作效率呢？
东方泵业是近三十年的老牌企业，以泵业经营为主业，是集科研、制造、营销、服务为一体的科、工、贸企业集团。随着公司的不断扩张，东方泵业在全国200多个大中城市设有分支机构，拥有一支近2000人的专业销售服务团队。虽然分支机构多，人员众多，但是，东方泵业的管理却是井然有序，这都要归功于东方泵业的老朋友--今目标。
千人管理难度高
千人规模的大型集团企业，要想做好管理工作绝非易事。东方泵业的分支机构多、部门多、人员多，总部和分公司的地理跨度比较大，因此，员工之间的沟通就成了大问题。上海东方泵业常务副总室经理吴三江表示，过去，东方泵业通常是采用传统的办公方式，比如通过打电话、发传真、发电子邮件等形式进行沟通。“这样的工作方式不但效率非常低，还浪费资源，比如发个文件要印很多份，每个部门要逐一送过去或者发传真，很不方便，发文对象还不一定可以及时看到，管理意图和要求不能及时传达。”
此外，口头沟通方式没有记录，事后容易忘记，出现问题或争执的时候也是难以查证，而书面沟通又不方便，还受到各种因素的限制。因此，东方泵业急需一个工具可以实现快速沟通，并且可以保存记录备查。
偶遇今目标
于是，东方泵业开始寻找协同办公的工具，而东方泵业和今目标的相遇纯属巧合。吴三江介绍说，我们最早是通过一家子公司来了解今目标的。当时东方泵业的一家子公司中有一个从国外回来的高层人员，在国外工作的他们都习惯使用自动化的工具办公，并且选择了今目标。在偶然的机会下，东方泵业得知了今目标这个工具，之后今目标公司的技术人员为东方泵业的高管做了功能演示，大家的反映都很热烈，觉得有了今目标，大家的沟通方便了，还能提高效率，而且费用也是比较低的，因此就开始尝试使用。如今，今目标已经在东方泵业的2000多名员工中使用，大家每天上班的***件事就是打开今目标，签到打卡，查看消息。
市面上有很多协同办公工具，那么今目标的哪些特质吸引了东方泵业呢？吴三江告诉笔者，首先他们能够解决我们部门的核心需求，比如沟通、公告、考勤等；其次，今目标的服务比较好，成长性比较高，可以及时帮助我们解决遇到的各种问题，认真听取用户意见并及时评估改进。吴三江肯定的说，“事实证明这几年今目标的进步非常快，不断帮我们满足越来越多的需求。”
效率提升见成效
东方泵业是从2013年开始使用的今目标，并且在今年收费政策推出后，一下购买了5年的企业版今目标。虽然今目标已经有20余款的功能模块，但是东方泵业使用最多的就是沟通、考勤、公告和网盘。
东方泵业属于生产、销售型企业，人员构成上外勤人员占据绝大多数。内勤人员因时间和地点比较固定，但由于外勤人员经常外出工作，工作时间和地点等具有很多不确定性，考勤及管理难度非常大。今目标的考勤模块，已具有“打卡”、“签退”、“考勤统计”、“上报位置”和“拍照上传”等功能，基本实现了该集团公司之前所用软件的核心功能，并可以满足分公司日常考勤以及外勤管理的需要。
如今，东方泵业也开始使用审批功能。由于之前的审批功能不能关联附件，而东方泵业的审批申请是有格式要求的，因此之前的功能并不能满足于他们的需求。后来，今目标做了迭代升级，现在在自定义流程中可以直接关联表格，员工可以按照提前设置好的格式进行申请，方便了许多。
虽然东方泵业使用今目标的功能模块还不多，但是已经看到了成效。最主要的实现了人员沟通方便，提高了沟通效率和沟通质量；其次，规范了外勤人员的考勤情况销售管理人员通过考勤上报功能可以实现对销售过程的管理和差旅费等费用的控制；三是手机版的优化提升促使移动办公有所进展。
习惯的改变需全员努力
过去，大家都是口头沟通，纸质审批，使用了自动化的办公工具后，难免会带来不适应。吴三江告诉笔者，其实，像沟通、公告这样的基本功能，对大家原有习惯影响不大，给大家来带的更多是方便，所以基本很少有抵触。但是像考勤功能确实抵触比较大的。
过去，对于外勤员工来说，工作时间相对自由，大家也比较松散，但是有了今目标的考勤后，大家就处于被监管的状态，必须按照规章制度来执行，因此，对于外勤人员来说推行考勤制度是有难度的。
不过，东方泵业也从上到下付出了很大努力。首先，高层领导态度鲜明，亲自不遗余力的宣传和引导；其次，根据外勤人员的实际工作情况和管理需要，对考勤制度进行了改进和完善，使考勤要求相对科学合理；再次，东方泵业进行了大量宣传、培训和沟通工作，使他们正确理解考勤要求和操作方法。吴三江表示，通过一段时间的适应和磨合，很多人逐渐感受到了这么做的优势、好处，那么经过了最初的艰难阶段之后，后面就越来越容易了。
加强沟通深化合作
由于东方泵业有着自己的业务流程和要求，到目前为止，日志仍是使用自己研发的软件进行填写，而项目信息和客户管理等又是使用的其他工具。因此，东方泵业的管理工具相对比较分散，由于今目标提供的是平台化的工具，没有定制化的功能，因此很多业务的管理工具还不能够全面集中在今目标上。但是吴三江对今目标平台还是比较信任的，“近期审批功能经过改进已经基本可以满足我们的使用要求了，其他的比如日志、主线、任务等功能我们也会逐步考虑，同时会加强和今目标的沟通，争取使越来越多的功能能够为我所用。”
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