试用单位简介：
笔者所在的北京古城教育集团，由三所历史悠久的名校组建而成(人民大会堂同批石料)，集团共有员工300多人，在校学生共计3000人，从纵向业务上分为了幼教中心、小学部、初中部、高中部和国际部，涉及的领域有全日制中小学教育、教育培训、外语、出国教育、出版、加盟等。教育集团拥有杰出的管理团队和优秀的师资队伍，近年来随着教育信息化建设的逐步深入，在信息化辅助教学、信息化支撑行政管理方面都取得了一定成绩，并成为了区域教育信息化示范样板校。
文印管理成为教育信息化中的“弱点”
集团根据自身条件，近几年来一直保持着信息化资金的持续投入，2013年初学校又购入6台服务器用于虚拟化建设。同时，在三所分校都拥有1000M光纤骨干网、100M到桌面的高速校园网络系统，学校办公区域做到了无线网络覆盖。高标准的硬件设施，为教育信息化建设发展提供了保障。而在软件方面，集团信息中心配备了学籍管理系统、实验设备管理系统、人事管理系统、财务管理系统、心理测试软件、数字化校园综合管理平台等。同时，为了支撑初高中阶段的“走班上课、自己教师”的特色办学理念，信息中心还单独开发了选修课程管理系统，并集中力量开发中西文教学资料库，为西班牙语实验班提供保障。
通过不懈的创新努力，以及形成的主动运维管理模式，信息中心“真干、能干、干成”的作风得到了上级单位和集团领导的高度认可。但学校的教育信息化绝不能止步于此，通过内部自评和外部研讨的方式，我们发现，现在信息中心工作人员自身的技术弱点，以及教科研处室的意见、建议都集中于文印管理工作上。一直以来，信息中心的IT管理人员都被大家喻为“高手”，但在文印设备这个环节的服务却处于“缺失”状态。
首先，我们虽然紧抓运维管理和软件建设，但对于文印办公设备一直处于管理松散，成本不断攀升的状态。例如，分校的打印机一旦出现非常小的故障，主校区的IT管理人员就需要马不停蹄的奔赴现场，但却不能保证立即就可以处理设备故障。其次，对于信息化基础设施建设，信息中心对数据传输、存储安全一直都保持着高度紧张的状态，而在信息输出这个环节上，尤其是纸质资料打印和复印方面，一直没有找到有效的办法。所以，我们只能为党务系统、财务科等拥有内部专网的部门单独购买文印设备。另外，为了确保招生办公室、教学处、国际部中学生、家长的大量个人信息不外流，学校也需要单独采购和维护大量文印设备。
Flow MFP帮助我们化解便捷与安全的矛盾
为了解决一直困扰的难题，我们对市场上的文印设备和解决方案进行大量的调研工作，全面提升文档管理意识。近期，通过一次由51CTO举办的文印管理技术专题上，得到了HP工程师和信息化专家的指导，并获得了HP Flow MFP 575产品试用的机会。
这款产品外观给我们留下了很好的“第一印象”，最醒目的设计在控制面板采用了8寸平板电脑设计风格(图1)，就像是把一个iPad直接嵌在打印机上，在开箱时着实让一位有着“苹果控”外号的行政副校长发出了惊讶的赞叹。当登入之后，通过控制面板就可以开启信息、常规、影印打印、扫描数码传送、传真、故障排除、安全性、HP Web服务、网络等八个分页功能。由于外观设计过于“扎眼”，同时操作上也十分方便，我起初担心在文印室安装这台设备会吸引很多老师和学生随意打印，但对该设备文印安全功能的逐渐了解使我打消了这种顾虑。
图1 控制面板
存在这方面的顾虑，是因为之前学校为了集中管理采购了一款网络集中打印机，但由于没有文件加密功能，特殊部门的老师在“点击打印”之后，必须迅速跑到设备前，防止文件被别人拿走。后来，由于这种来回“跑腿”太过麻烦，最后只能采用U盘打印的方式。
在快速向导模式下，我们迅速完全了网络IP地址的设定工作。通过Web界面登陆后，我发现控制面板上有一个登入按键选项，点击之后就会有使用者、管理者的密码和权限设置，这让我们对媒体广泛介绍的安全性管理产生了兴趣。随后，网管员和我一起测试了HP Flow MFP多功能打印一体机的身份验证和授权功能。
我们发现，HP Flow MFP可以通过硬件集成接口就可以添加身份验证解决方案，包括Kerberos身份验证、LDAP验证和用户PIN码验证方法。所以我们可以制定一个安全策略，对特定用户限制使用这台放在打印室的设备功能。同时，这台设备还提供加密文件级别的身份验证机制。有了这些功能上的支持，招生办公室、教学处、国际部就可以在扫描或打印文件时采用输入密码的方式(对称密钥)进行打印了。现在，虽然这些老师在自己的PC上点击了“打印”，但这会在安全性设定形成最佳的“拖后”效果，只有在设备上进行身份验证后，文件才能跟随用户在当前设备上输出文件，再不用搞什么“楼层加速跑”之类的运动了。
虽然实现了以上这些安全功能，但如果要对全校的所有老师进行权限和密码设定岂不是一件非常繁琐的事吗?幸好我们发现了HP Flow MFP可以和我校的域安全策略进行对接，通过域信任设定之后(图2)，所有的老师和学生信息就自动和这台设备的权限进行了挂钩，真正实现了安全一体化管理。
图2 HP Flow MFP与学校原有域环境集成
最后，我们还对HP Flow MFP安全硬盘进行了数据安全更高安全级别的擦除式，由于点击了最高级别的“擦除3遍”，整个设备进入“长久”的等待处理中，不过为了“彻底的安全”，付出时间上的成本是可以忍受的。
深挖“便捷性”配合校园一卡通成为可能
之前，在集团信息网络中心的成本计算中，打印耗材不能很好的进行统计与计费，现在我们通过HP Web Jetadmin的报表功能，已经可以对来年的运维计划做到心中有数。使用完整的打印流程管理，使得我们的耗材、纸张、人力成本都降低了1/3以上。同时，利用通过带有身份识别的MFP、PIN码功能，可以更有效地控制和监视打印作业，大大提高了文印信息安全性。对于我们部门的工作人员来说，采用HP Web Jetadmin远程管理之后，主校区的IT管理人员也不必在出现故障时马不停蹄地奔赴现场。
在试用阶段，我们感觉HP Flow MFP的安全性和便捷性最佳，但只有信息中心自己了解这一点，是无法发挥这台设备的价值的，为此我们邀请了国际部和学校画院的老师参与试用。
在国际部，我们登录www.hpeprintcenter.com之后，测试了惠普云打印ePrint技术(如图3所示)。ePrint可以通过对一体机设置邮件地址，可以在任何地方向该打印机上发送邮件，打印机会将邮件内容和附件中的图片、office文档、PDF、网页打印出来。这项功能得到国际部全体教师的一致认可，尤其是我校的西班牙语和法语外教，对这项功能更是“情有独钟”。不过，在测试中，我们发现有一份文档没有进行处理，后通过咨询HP工程师得知，这封测试邮件的图片太小了，这个限制机制主要是防止将某些图像文件(例如某些邮件签名中的图片)误当作图片处理并打印在照片纸上。
图3 在国际部测试ePrint功能
而在画院，美术老师一直发愁给学生下发作业样图的问题，尤其是一些需要学生临摹的作品，在打印之后往往与原作色彩差之千里。但HP Flow MFP 575高达 600 x 600 dpi的扫描功能可以让老师直接扫描一些名家的作品，或是素描对照图等等，高达 1200 x 600 dpi的彩色分辨率完全可以处理精品样张的需求;同时还解决了打印色彩还原的难题。
在整个测试期间，HP Flow MFP 575给学校各个部门和领导都留下了深刻印象。教学处的领导也找到我们，并在与信息中心、HP工程师的三分沟通中碰出了“火花”。由于HP Flow MFP可以支持更广泛的第三方产品，所以我们可以在这套方案中加入“校园一卡通”的应用，每个学生都可以在开放和监管并存的平台上轻松使用，这可让文印管理发挥更大的价值。
