尽管公司高管可能回避企业范围内采用云，但是他们的员工通常会涌向远程协作、企业社交网络和IP语音(VoIP)应用程序。
根据最近Ovum的全球调查，在拥有4400名员工的公司中，调查的50多名员工，有将近超过四分之一的员工用自备的企业社交网络应用。大约22%的员工使用自备的文件同步和文件共享应用，30.7%的员工自备即时通讯和网络电话应用。专家说，这些自备应用程序(BYOA)的例子不一定要被限制，但需要监控。
Ovum的消费化实践分析师Richard Absalom说：“市场发展迅速，对于雇主和IT部门来说，很难阻止这种趋势的发展。”事实上，他补充道厂商厂商也希望如此，因为许多厂商将自己推销给那些希望IT部门入股他们公司的个人商业用户。
特别注意自配置的应用
Absalom说，虽然通常某些类型的BYOA没什么问题，但是IT部门应对员工自备的文件同步、文件共享和协作应用程序尤为警惕。Ovum的研究发现，40%的员工使用自配置的应用，如Google文档、Dropbox、微软Office 365和苹果iCloud。
Absalom说，超过一半的员工(57.4%)正在使用文件同步应用来共享设备之间的数据。“员工这样做不是要故意伤害他们的公司，”他说，“他们只是想完成工作并且找到完成工作最简单的方法。”Absalom建议不要禁止类似的自备应用(BYOA)，公司应该提供文件同步和文件共享应用的安全版本。
远离BYOA障碍 沟通和监控必不可少
识别并监控员工应用
提供安全的云应用第一步，是要找出什么样的员工在使用云应用，然后监视他们， Forrester研究公司的副总裁兼首席分析师James Staten说：“首先要了解你的公司是做什么的，然后决定(是否)你学过的东西对公司有利或是不利。”
Staten说许多云应用附带一些内置的监控工具，IT部门应该充分利用这些工具。他补充道，Forrester的研究表明大约30%的员工使用自己的云应用，但是16%的IT管理员对云使用并不了解。
例如，开发人员通过创建应用，可以将信用卡号码存储在云中，IT部门毫不知情，除非他们监控到开发人员的一举一动，并且听到开发人员的对话。Staten说，在这种情况下BYOA开发人员并没有试图绕过监控系统，相反，他们只是不知道潜在的安全与合规性问题。
他说：“对于IT和CIO来说，他们更应该花一些时间，向开发人员解释一下公司的数据保护政策。”
美国一家咨询策略公司THINK的董事总经理Jeff Kaplan说，自备设备的现象“不可避免地加剧助长IT隐藏的阴影，谈到用户采用各种应用时，”真正起到作用的是，开启终端用户和经理之间的通讯线路，这样用户就会感觉很愉快，当他们发现其它组织采用的好的应用程序时，就能向经理反映。
双向沟通：保证应用平滑采用
Kaplan说，开启通讯线路，使终端用户能够找到对组织有利的云应用，CIO和IT组织的工作就会变得更容易些。只要IT团队监控此过程，终端用户可以帮助他们找到好的应用，并且避开那些用户很少采用的推广应用。
Kaplan建议，“开始前，应当说明企业准备应用的标准”。多视角考查这些标准很重要：功能、集成、厂商的生存能力，当然，还包括安全与合规性。
Ovum的Absalom说，最后从IT的角度来看，提供受欢迎的云应用的安全版本，对满足公司安全与合规性标准大有帮助。员工使用移动设备来访问云应用，例如，公司可以使用移动设备管理(MDM)产品来监控授权用户，并向授权用户提供应用。他补充道，公司也可以为员工建立企业应用的商店。
最后，IT部门要记住，大多数员工使用他们自己的云应用，并没有恶意，IT部门应与员工一起，找出一种解决方案，使员工能够完成自己的工作，使秘密使用云应用程序不再成为困扰。Forrester的Staten说，这需要IT部门的参与，但是参与并不意味着试图去制止。相反，他建议，找出云项目员工如何使用云应用，对公司将会更有利。
