引言
政务信息化已经在国内各级政府部门推行多年，在政务信息化推进过程中，文档信息流转依旧是政府机关重点关注的领域。作为政府单位重要的信息交互方式之一，文印的流程已经成为政府信息安全和整体效率提升的重要组成部分，文印效率提升及管理也越来越受到相关政府单位的重视。因此，对于政府部门用户来说，一套安全可靠、高效严谨的文印管理解决方案，将成为保证相关设备高效管理与文印信息安全的有力手段。
打造服务型政府是我国政府机构转型的主题，在此过程中，政府部门在工作效率、流程衔接及内部管理上，都将面临新的挑战。同时，随着信息化建设的推进，政府在信息流通和IT设备管理上，也面临着新的挑战。如何在高速信息化时代保证政府单位在文印流程高效运转，保障关键信息的安全，已成为政府单位必须面对的课题。
近日，记者应邀走访了国家新闻出版总署，对政府单位如何确保工作中的文印流转效率，以及文印设备管理及信息安全保障的发展趋势进行走访和调研。在此过程中记者了解到，惠普的HP LaserJet P3015dn黑白激光打印机以及企业级文印管理解决方案，其工作效率、流程管理及信息安全保障特性，都得到了用户的充分认可，不仅充分满足现阶段政府部门的文印需求，同时还为今后文印工作信息化管理提供了思路和应对方案。
重要流程海量打印，效率最关键
中华人民共和国新闻出版总署(国家版权局)是国务院主管新闻出版事业和著作权管理的直属机构。目前我国新闻出版领域的行政事项，都与其关系紧密。
与不少政府机构一样，在大力推行政务信息化的同时，新闻出版总署在日常工作中仍旧需要接触纸质文档。作为重要信息流转的重要节点，纸质文档往往是某个流程或项目完成的重要依据。在新闻出版总署信息中心下设的工程项目管理部，记者了解到，文件打印输出是该部门所有重要会议和项目报告的必要环节，由于打印输出时间不规律，文档输出数量多，用户对打印设备的效率和稳定性都提出了很高要求。
工程项目管理部的项目管理员张卓介绍说：“在我们部门，打印的压力主要来自两类文档：一种是会议前的文件资料，一种是软课题的研究报告。这两类文档打印的量都很大，而且往往具有突发性，短时间必须打印完成，因此要求打印机必须速度够快，且稳定性好。”张卓告诉我们，由于会议和项目结案的时间都不固定，常常发生短时间里需要打印大批文档的情况。以前的打印机输出速度不是很快，而且时常有卡纸现象发生，打印输出的稳定性难以保证。随着业务量和打印需求不断增长，张卓和同事们更加感到部门目前的打印设备在整体输出能力上吃紧。“我们肯定需要增加新的打印设备，除了高效可靠以外，我们还需要支持网络共享和双面打印功能。”所有政府单位都倡导双面打印，工程项目管理部也一直在执行。目前部门内的双面打印作业需要在几万元的复合机上进行，或者是通过人工放纸进行手动双面打印，非常不便。
同时，张卓也对未来的打印设备管理提出了自己的想法及担忧：“我们部门的打印设备肯定会越来越多，其它部门也是一样。现在遇到打印高峰时，各部门会交叉使用打印设备，那以后设备多了，这些设备的访问权限怎么界定?一些关键部门比如人事、财务等打印的内容可能会包含敏感信息，如何确保这些信息不会流入其它部门或者发生外泄?”虽然安全和管理并不是一朝一夕就能完成的工作，但用户也有担心，现在能否准备好相应的应对和解决方案，以便时机合适时可以立即实施和推广呢?
HP LaserJet P3015dn：高效稳定、双面共享
针对张卓所在部门的打印需求，惠普提供了HP LaserJet P3015dn黑白激光打印机作为部门新增的输出设备。P3015dn的高效输出性能及良好的网络共享特性，使信息中心工程管理部的打印难题迎刃而解。
P3015dn极高的打印效率给张卓留下了深刻印象，“在我接触过的桌面级打印设备中，这台产品是最快的。”效率的提升，使工程管理部在面对各种突发的大印量打印时更加从容。“比如明天早上开会，会议资料往往是今天晚上才定稿，需要在第二天上班后迅速打印完毕。通过这台P3015dn的高速输出，只需很短的时间，我们就能准备好所有会议资料。”张卓还提到，以前常常担心的卡纸问题，在P3015dn上也从未发生过，即使一次打印几百页文档，P3015dn也能顺畅完成。
在确保打印效率和稳定性的同时，P3015dn也带来了良好的网络共享性。通过将其接入部门局域网，所有同事都能使用这台设备进行打印，使设备得到最大化的利用。此外，P3015dn的自动双面打印功能，也帮助张卓和同事们节省了大量时间，免除了人工操作的烦恼。“国家倡导节能环保，我们也顺应这个要求，所有的项目报告和调研成果都采用双面打印。我们对双面打印的需求量非常大，如果手动来完成这些双面打印工作，效率会大打折扣。我们通过P3015dn进行打印，一次性直接打印出双面文档，不仅让打印工作更省心，还提升了我们的工作效率。”P3015dn帮助工程管理部极大提升了文印流转的效率，同时也使部门日常工作的流程更加顺畅。
文印解决方案，紧跟成长脚步
对于张卓提到的设备管理以及文印信息安全的问题，惠普工程师为我们介绍了惠普专门针对企业级用户提供的文印管理解决方案。“包括P3015dn在内的打印机是整个解决方案体系的硬件终端，只需与HP Web Jetadmin管理软件协同工作，就可以轻松实现对打印设备组的高效管理和风险防范。”
惠普工程师介绍说，惠普企业级文印管理解决方案可以通过“优化基础架构”、“管理打印环境”、“改善工作流程”三大步骤，来帮助用户提升打印设备管理的效率。HP Web Jetadmin外设管理软件可以支持几乎所有打印设备，IT管理员可以通过软件对每一部接入局域网的打印设备进行登记、编号，并实时监控局域网内所有打印设备的运行状况，以及耗材、纸张使用情况。管理人员还可以通过输出报告直接获得每台打印设备的打印量、耗材用量、设备故障数据，让打印管理变得简单直观。而在多部门共享同一台打印设备时，IT管理员也可以通过HP Web Jetadmin来设定不同部门对打印机不同功能的访问权限，甚至通过控制打印页数和耗材的使用量，来控制总体打印成本。
在优化设备管理的同时，设备自身是否能够实现增值和升级，也是张卓所在的部门比较关心的问题。惠普工程师表示，像P3015dn这类工作组级打印设备，都拥有良好的拓展性能，能够轻松实现硬件拓展和升级。通过打印机配备的EIO插槽和内置的附件连接端口，用户可以自由添加第三方解决方案，实现设备功能的不断拓展。借助惠普新一代的固件“智慧固件”(Future Smart)，用户可以将相适应的打印设备的能力发挥到极致，根据技术的发展不断改进和加强设备的功能，帮助用户立足当前，面向未来。在适应用户现有需求的同时，惠普可以帮助用户实现功能拓展和升级，使用户在打印设备上的投资得到保护，设备和资源能够得到有效利用。
而对于张卓提到的文印信息安全问题，惠普也早已准备了完善的解决方案。首先，HP Web Jetadmin外设管理软件本身，就可以在印前、印中、印后三个阶段，通过对设备使用情况的监控和追踪，实时掌握文档流向，对信息安全进行有效防范和保护。其次，惠普打印设备本身也有多项软硬件功能确保文印信息安全：例如通过PIN码来识别和验证身份，防止无关人员提前取走打印件，造成信息泄漏;或是通过前置USB接口直接打印移动存储设备中的图片和PDF文档，减少重要信息与PC接触的机会，防止PC侵入造成的信息泄漏。最后，惠普企业级文印设备还为用户提供了高性能的安全硬盘，所有打印机上接收和存储的数据都进行了加密，依靠安全文件清除和安全硬盘清除技术，用户可以杜绝在第三方维护过程中产生信息泄漏的可能。
一套方案解决 “明天”的问题
惠普企业级文印管理解决方案，不仅满足了新闻出版总署信息中心工程管理部眼前的打印输出需求，还针对今后会出现的设备数量增长、部门结构调整、硬件升级拓展等变化，提供了充分的软硬件应对和解决方案。解决方案立足当下，着眼于未来，这使相关部门免除了信息化发展的道路上的后顾之忧，充分感受到信息化为政务工作带来的便利。
惠普作为打印及成像领域的领导厂商，一直致力于提供引领未来发展趋势的文印管理解决方案。从包括政府部门在内的众多用户的需求和发展前景来看，由专业文印设备及服务厂商提供的硬件、软件整体解决方案，必将成为今后行业用户文印管理的发展趋势。在这一过程中，最终用户的重要信息的输入输出将更高效更安全，实现设备科学管理和文印流程优化，获得更好的打印体验。
关于惠普高端文印设备及解决方案
惠普关注于解决文印管理的问题，与优化文印管理的发展，提供从评估、设计、实施文印管理基础架构到文档流程的定制化服务，通过优化的设备和解决方案，提升企业运营效率的服务体系。关于惠普高端文印设备及解决方案的更多信息，请访问：www.hp.com.cn/value
关于惠普Web Jetadmin外设管理平台
惠普 Web Jetadmin平台是一个基于 Web 的打印管理解决方案，能够远程配置、监控并诊断网络打印机以及相关的打印基础设施组件，从而帮助用户充分利用设备，控制彩色打印成本，并简化耗材的管理。关于惠普Web Jetadmin的更多信息，请访问：www.hp.com.cn/WJA
