信息与人们的工作、学习、生活密切相关。在我们周围，无论是到超市购物、出国旅行，还是收发邮件、签署合同，所有的行为都是产生、读取、输出和交换信息的过程。信息的重要性不言而喻，信息化应用也受到越来越多的关注。
在我国，信息化建设已经有三十多年的发展历程，信息安全已成为影响国民经济和社会发展的重要因素，得到了政府、行业和用户的高度重视。2011年3月发布的《国民经济和社会发展第十二个五年规划纲要》明确指出：“十二五”期间，我国将健全网络与信息安全法律法规，完善信息安全标准体系和认证认可体系，实施信息安全等级保护、风险评估等制度，加快推进安全可控关键软硬件的应用试点示范和推广，确保国家信息安全。
事实上，为了进一步完善国家信息安全保障体系建设，我国推出了一系列政策和措施。从2007年起，我国就在全国范围内开展信息安全保护工作，促进政府、金融、电信等各重点领域信息安全建设，并取得了良好的成果。但值得我们关注的是，当大多数人将对于信息安全的注意力更多地“盯”在计算机系统和网络领域时，重要信息在输出终端，即文件打印、复印等文印流程中的安全性却很少得到重视。在最为重要的政务信息安全领域，文印流程安全、管理的现状如何?现有的解决方案能够满足用户的管理需求?在对政府单位的走访中记者发现，一套基于硬件控制，辅以软件管理的解决方案，正得到政府用户越来越多的青睐。
安全与效率面临挑战
随着越来越多的敏感信息电子化，文印输出过程中信息泄密的风险大大增加，特别是共享和网络打印的快速普及，在给用户带来便捷体验的同时，也对政府机构的信息安全提出了空前严峻的挑战。
在政府机构内部，各部门一般从空间上相互独立，每个屋子也都单独配备了打印机，以确保信息保密。但是，这样的打印设备功能却很有限，且布置分散，运营成本过高，不能满足当前文印管理需要。未解决效率问题，不少部门专门设置了文印中心，但是这样的文印中心也在安全和效率两方面面临着新的挑战。
“目前我们使用文印设备的流程还是比较简单的，尤其是非窗口单位，基本上就是用自己的桌面打印机打印日常工作需要的文件，如果是大量地打印、复印文件，就去专门的文印室。我们对于日常使用的打印机并没有特别复杂的要求，主要是安全、稳定、快速、易操作。保密的重要性对于机关单位来说也非常重要，目前我们所采用的方法就是内外网隔离，文印设备基本不联网，每人使用一台桌面打印机。”国务院机关事务管理局公共机构节能管理司黄滔处长向记者介绍。
与国务院机关事务管理局(以下简称国管局)公共机构节能管理司相似，大部分的机关单位在日常办公中，内外网隔离是最基本的保密方式，对文印保密也有相关的制度和规定，比如不准随意翻印涉密文件;凡绝密级和注明不准翻印的上级机关公文有关材料，一律不得翻印;确因工作需要翻印秘密文件时，必须经局、主管领导批准;翻印时应注明翻印机关，日期，份数和印发范围等。
“从制度上来说，我们在文印管理方面的保密和管理还是比较严密的，比如说涉密文件需要签字才能打印，电脑内文件不能用移动存储设备带走，不能联网打印等。对于一些涉密的部门，我们也能做到事后追溯。”国管局相关工作人员介绍。
有管理才有安全
然而根据记者的深入了解，在实际工作中，政府机关的文印管理流程仍存在着漏洞，比如打印机管理长期处于分散状态、打印设备缺少专人管理等。对文印流程缺少安全管理，信息安全和保密自然难以得到保障，再加上办公室人员流动频繁以及人为的文件遗留等问题，信息泄露的风险依然需要处处防范。
国家食品药品监督管理局处长姚珀表示，“出于保密的原因，我们目前都是不联网打印的，这确实给我们工作带来了很多麻烦。比如我们现在打印、复印一份文件，很可能要楼上楼下跑好几趟，工作效率难以提高。但如果联网又会涉及到安全问题，这让我们的文印管理陷入两难局面。”
谈到文印安全方面的特殊需求时，姚珀说，“一些敏感数据和文件需要打印，但又不想任何无关的人看到这些打印件，以前我们为此设置机密打印室，需要打印的时候，都要提交打印申请，非常麻烦。我们理想中的文印管理，一是要方便，不必跑上跑下就能就近取到文件。二就是要安全，要保证不从网络内部泄露信息，也不让文件能轻易被无关人员打印出来。”
对于姚珀提出的问题，记者专门采访了文印解决方案领域的专家。来自惠普的技术顾问介绍说，针对这个问题，只需借助惠普的PIN码打印技术就可以轻松解决。用户在打印机密文档时，可设置安全PIN码，文档传输到打印机后只有用户在打印机控制面板上输入相应PIN码后才能进行检索和打印作业，确保敏感数据的安全。事实上，在日常工作中，这种PIN码设置，不仅能有效保护机密数据安全，还能有效防止文档被别人拿走、放错地方或扔掉而重复打印造成的浪费。而借助打印管理软件HP Web Jetadmin的打印权限设置功能，IT管理员可轻松进行每台设备的访问权限设置，只有被赋予访问权限者才能通过该打印机进行文档输出，保证了各部门内部信息不通过文印设备外泄。
根据记者了解，对于硬件购置和耗材补充方面的成本，行业用户已经有一定程度认识，但对于设备监控和持续管理、最终用户使用效率提升以及工作流程改进等问题，用户还缺乏了解。对此问题，惠普的文印工程师介绍说，政府文印管理的问题，可以通过“优化基础架构”、“管理文印环境”、“改善工作流程”三大解决方案来完成，进而帮助政府保障信息安全，降低成本，节省资源并简化文档密集型工作流程。“提高效率、降低成本、保障信息安全，要做到这几点，文印设备的管理必不可少”，惠普技术顾问表示。
软件+硬件+服务 解决政府办公后顾之忧
“虽然政府办公并没有太多复杂的打印流程，但单纯的购买打印机已经很难满足打印需求。打印量大，而专业人员又相对较少，一旦机器出现问题，很难及时解决，以致降低工作效率。”姚珀认为。“出于提高效率的目的，我们也考虑在今后实现联网打印。一旦设备联网，对文印管理的专业水平的要求就会更高。我们内部的工作人员很难解决这些问题，就需要借助专门的软件和技术人员来实现相关目标。比如在网络环境中保证信息安全，以有限的人手来管理整个部门的机器，如何使打印更为高效快捷等。”
姚珀提出的问题在政府部门十分常见。政府用户日常办公的文印需求在流程上并不复杂，输出需求也以普通A4为主，但在安全和后续服务上的要求相当高。而事实上，目前的打印厂商也不再是单纯地“卖设备”，同时也会考虑用户的特殊需求，提供量身定制的解决方案和服务。以目前惠普提供的“硬件+软件+服务”为例，打印厂商提供的不仅仅是设备，更包括一整套流程和解决方案。“对用户提出的专业维护人员较少、专业水平有限的问题，惠普的外设管理软件HP Web Jetadmin可以通过一台主机实时监控整个办公楼或网络内所有的打印设备，设备、耗材、纸张使用情况都能做到实时监控。设备的统一管控，更有利于防范设备和网络安全隐患。而且每台文印设备的打印量、耗材用量、设备故障都可以通过输出报告直接获得数据，让文印管理变得简单、直观。”惠普技术顾问建议。
文印安全越来越受到政府用户的重视，仅靠制度来保障信息安全的日子已经成为过去，硬件与软件并重将成为政府用户实现信息安全的有力手段。软件辅助硬件的整体管理模式是信息化的大势所趋，惠普提供的一整套涵盖工具、软件、服务、硬件和专业知识的解决方案组合，也是文印服务的发展方向。对于政府用户来说，这样的解决方案能够带来安全、高效、便捷，也能降低设备成本和人力成本，正符合政府采购的政策方向。我们可以乐观地预测，在政府行业，类似于惠普提供的文印安全、管理解决方案将得到越来越广泛的应用，政务信息安全也将得到更好的保障。
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