传真机已经是我们生活中不可或缺的一部分，在日常办公的时候，只要我们注意一下使用的方法和保养，就能让它的寿命更长。同时也给大家带来了更大的利润!
传真机频繁的开关机操作，会降低设备的寿命。因为它每次开关机都会使传真机的电子元器件发生冷热变化，如果过于频繁，冷热变化会很容易的导致机内元器件提前老化，而每次开机的冲击电流也会缩短设备的使用寿命。
使用专用的传真纸
在传真机的说明书上会写有推荐使用的传真纸。切忌贪图便宜使用劣质传真纸，因为劣质的传真纸光洁度不够，使用时会对感热记录头和输纸辊造成磨损。记录纸上的化学染料配方不合理，会造成打印质量不佳，保存时间更短。而且记录纸不要长期暴露在阳光或紫外线下，以免记录纸逐渐褪色，造成复印或接收的文件不清晰。
使用时不要开合纸舱盖
用户在传真机工作的时候，不要打开纸卷上面的合纸舱盖，如果真的需要必须先按停止键以避免危险。同时，也要注意在打开或关闭合纸舱盖的动作不宜过猛，因为传真机的感热记录头大多都是安装在纸舱盖的下面，如果合上纸舱盖的动作过猛，则可能会造成纸舱盖变形，严重的更会造成感热记录头的破裂和损坏。
定期要清洁
传真机在使用一段时间就要清洁保养，我们可以用柔软的干布来擦拭，保持传真机外部的清洁。对于传真机内部，建议除了每半年将合纸舱盖打开使用干净柔软的布或使用纱布沾酒精擦拭打印头外，还需要对滚筒与扫描仪等部分进行清洁保养。因为经过一段时间使用后，原稿滚筒及扫描仪上会逐渐累积灰尘，***每半年清洁保养一次。当擦拭原稿滚筒时，一样必须使用清洁的软布或沾酒精的纱布，需要小心的是不要将酒精滴入机器中。而扫描仪的部分因为有CCD或CIS以及感热记录头，清洁保养比较麻烦，我们需要使用工具帮忙，一般来说会有一种清理工具，沾了酒精以后，由走纸口送入传真机，进行复印功能时，就可以清洁扫描仪玻璃上的灰尘。切不可直接用手或不洁布、纸去擦拭。
使用环境要注意
传真机应该要放置在避免受到阳光直射、热辐射，及强磁场、潮湿、灰尘多的环境，或是接近空调、暖气机等容易被水溅到的地方。同时，用户也要防止水或化学液体流入传真机，以免损坏电子线路及器件。另外，如果在闪电或雷雨天气，***是暂停使用传真机，并且要拔去电源及电话线，以免雷击造成传真机的损坏。
传真机应当放置在室内的平台上，它的左右两边要和其它物品保持一定的空间距离，避免造成干扰和阻碍散热，前后方保持大约30CM的距离，以方便原稿与记录纸的输出操作。
常见问题及排除方法
1. 打印时全白
热感式传真机：用户就要检查是否记录纸正反面安装错误，可以将记录纸反面放置再重新试试。热感式传真机所使用的传真纸，只有一面涂有化学药剂，因此安装错了在接收传真时不会印出任何文字或图片。
喷墨传真机：有可能是喷头堵塞，我们可以通过清洁喷头或更换墨盒来解决。
2. 无法进纸或输出
首先要检查进纸器部分有异物阻塞，还有可能是原稿位置扫描传感器失效，进纸滚轴间隙过大等原因造成。另外，应检查发送电机是否转动，如不转动则需检查与电机有关的电路及电机本身是否损坏。
3. 电话正常使用，无法收发传真
如果您的电话与传真机共享一条电话线，就要先检查电话线是否连接错误。有可能是将电话线插入传真机标示“LINE”插孔，将电话分机插入传真机标示“TEL”插孔。
4. 传真机卡纸
卡纸对于传真机来说是最常见的故障，特别是使用受潮、太薄或太厚的纸张都很容易出现卡纸故障。当出现卡纸时，就要注意取纸的方法，只可扳动传真机说明书上允许动的部件，不要盲目拉扯上盖。而且尽可能一次将整纸取出，不要把破碎的纸片留在传真机内。
5. 出现黑线或白线
当你在传真或打印时，纸张上出现黑线或白线，对方向你发送的文件或自己在复印时打印的文件出现一条或数条黑线。如果你使用的是CCD传真机，则有可能是反射镜头脏了，如果是使用CIS传真机，可能是透光玻璃脏了。这时候用户可以根据传真机使用手册说明，用棉球或软布蘸酒精擦清洁即可。清洁后问题仍无法解决，就需要把传真机拿去送修了。
而出现白线通常这是由于热敏头(TPH)断丝或沾有污物，如果是断丝，则应更换相同型号的热敏头。如果有污物可用棉球清除。
6. 功能键无效
传真机的功能键无效就要先检是否有接通电源，然后检查按键是否有被锁定，并重新开机让传真机再一次进行复位检测，以清除某些死循环程序。如果还不能解决问题，就需要送修检查。
7. 接收到的传真字体变小
现在的传真机会有带有压缩功能，就是将字体缩小以达到节省纸张的目的，但会与原稿不同版面不同，用户可以参考说明书将该功能关闭或恢复出厂默认值。
8. 接通电源后报警声不停响
出现报警声不停响通常都是主电路板检测到整机有异常情况，这时候就要先检查纸仓里是否有纸，并且纸张放置是否到位;然后纸仓盖、前盖等是否打开或合上时不到位;各个传感器是否完好;主控电路板是否有短路等异常情况。
9. 更换耗材后，传真或打印效果差
在更换耗材后，出现传真或打印效果没有原先的好。就需要检查磁棒两旁的磁棒滑轮，看看是否使用张数超过15万张还没更换过，而使磁刷磨擦感光体，从而导致传真或打印效果及寿命减弱。建议每次更换铁粉及感光体时，请一起更换磁棒滑轮，以确保延长感光体寿命。如果是更换上热或下热后，寿命没有原先长。请检查是否因为分离爪、硅油棒及轴承老化，而致使上热或下热寿命减短。
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