工作流管理系统是“一种在工作流形式化表示的驱动下，通过软件的执行而完成工作流定义、管理及执行的系统”，其主要目标是对业务过程中各活动发生的先后次序及同活动相关的相应人力或信息资源的调用，进行管理而实现业务过程的自动化。
在企业的日常工作中，绝大多数属于流程类工作，比如业务的分级审批工作、各类申请表单、公文签审、业务处理等。通过现代的技术手段将企业内诸多繁琐复杂的业务流程自动化，并对其进行有效地管理便是工作流需要解决的问题。
传统的系统设计方式将业务流程以编码的方式固化在应用系统中，在业务流程和组织结构发生改变的情况下，需要将系统进行重大修改，甚至重新设计。实际上，业务流程的改变是导致许多应用系统失败的最主要的原因。
工作流管理系统的出现使得上述情况发生了改变。应用系统的开发人员通过可视化的方式分析和设计业务流程，并将各个应用模块联接在一起。在组织结构和业务流程发生变化的时候，能够在很少修改甚至不修改原来应用的情况下，仅仅通过适当调整或重新定义工作流程就能适应变化了的情况。
采用工作流管理系统有以下优点：
提高系统的柔性，适应业务流程的变化，建设各类信息系统的重要工作之一就是发现用户的工作流程，进行分析建模，并把它体现到信息系统的设计中。
企业都在随着时间不断地改革工作流程，使企业各部门能够更好地发挥服务职能、提高工作效率。
提高企业工作效率，企业许多流程在自动化过程中会省去一些不必要的步骤
较好的流程控制，通过标准的工作方法和跟踪审计，提高了业务流程的管理
跨越流程的软件控制，使流程可以按照业务的灵活设计。
业务流程的改进，对流程的关注，使它们趋向于流畅和简单。
企业建立以工作流为基础的协同软件的必要性
1、从IT规划出发
企业信息化建设已经逐步从以前的以业务部门推动IT部门的被动式建设方式，逐渐向IT部门从整个企业的角度对IT进行主动规划的方式转变。被动的信息化建设方式导致的结果是在企业内部产生大量的“梅花桩”，成为企业内部的信息孤岛。而主动规划则大大改观了这种局面，通过主动规划，各个业务系统之间不再各自为阵，彼此孤立，互不相通，甚至重复建设了。
对于流程企业的建设，在IT规划过程中，一个重要的目标就是“企业流程整合”，为了达到这个目标，“工作流平台”可以说是不可或缺的。那么从IT规划的角度，如何选择一个适合您的工作流平台呢?
1)是否符合短期与长期规划的需求
由于IT规划一般至少是对信息化进行3～5年的规划，因此现在工作流产品时，既要考虑工作流产品是否符合短期内的业务需求，又要考虑工作流产品是否能够满足企业业务发展的长期需求。
短期的业务需求一般都是比较明确的，这些系统，往往都是由于企业业务发展的需要而要求必须马上进行建设的，因此对IT系统提出的要求都非常具体。
对于IT规划中，未来的业务需求，往往是不容易预测的。但是对于选择工作流产品来说，这又是至关重要的。
2)支撑整个流程企业的IT运行的工作流
目前市场上的工作流产品鱼目混珠，其中大部分都是一些做行业应用软件的集成商为了自用而开发的。这一类工作流产品大多都是专门针对某一类业务系统而开发的(比如OA类)，无法应用在其它业务系统。并且这类工作流产品的易用性、功能完备性等等都得不到保证。因此这类专用的工作流是不能支撑整个流程企业的IT运行的。
而作为一个要运行在整个企业IT系统的工作流平台，必须具有很好通用性和适应性，比如工作流平台不仅仅能够用于支持企业内部的OA系统运行，还要能支撑企业的业务系统。
2、从业务需求出发
工作流平台一个非常重要的依据就是是否能够满足业务系统本身的需求，现代企业的业务需求有以下特点：
1)新产品新业务推出频繁
市场是一个竞争异常激烈的市场，随着竞争的加剧，新产品推出的频度也越来越高。
这些新产品、新业务的频繁推出，需要IT系统能够以更快的速度来响应，以提高业务的敏捷性。而对于以流程为主的系统来说，工作流产品的灵活性、适应性显得尤为重要。如果工作流平台不能支持这种业务的快速变化，则将极大的影响企业新业务的推出，从而最终影响企业在市场的竞争力。
2)海量数据、高并发
3)业务流程跨组织
由于企业很多都是矩阵式的组织机构，因此在企业内部的公文处理流程中常常需要在不同部门之间跨部部门(包括平级和上下级部位之间)交叉、往复流转。甚至很多行文是在不同部门的彼此独立的系统之间进行交互的。
4)流程的灵活性要求高
企业的流程对灵活性要求非常高，同一个流程往往需要往复运行很多轮才能结束。有时在流程未能固化之前，甚至要求流程按照任意顺序流转，而不受流程本身的逻辑控制(即所谓的自由流)。
另外，对于公文审批规则、会签、退回、批阅、督查督办、机构的岗位设置等等都有比较灵活的要求。
5)严格的权限控制
企业的行文，每一步的公文处理都有严格的权限控制。比如同一个流程中不同的公文有的人只能看，不能审批签字;同一个处理人员在不同的流程环节中对公文的权限也不相同。有的甚至要求某些公文只能查阅，但是不能复制到本地保留副本。这些需求都是在选择一个工作流引擎时需要重点考察的。
6)安全保密要求高
企业中的公文流转，由于涉及到企业机密，因此要求公文在流转过程中，必须保证绝对的安全，不能出现被黑客非法窃取的情况。
易协智能协同管理软件实现了业务流程的管理、控制和过程的自动化，并具有以下特点：
通过将一个具体的工作分解成多个任务、角色，通过一定的规则和过程，约束这些任务的执行和监控，以达到提高企业生产经营管理水平。
完成工作流的定义和管理，并按照在计算机中预先定义好的工作流逻辑推进工作流实例的执行。
本系统有与同类软件相媲美的先进功能，并且具有一些符合中国国情的显著特点，具体如下：
1)强大的工作流引擎
工作流引擎是工作流管理软件的核心功能，主要用于负责解释、执行各种工作流程，调度、分发和管理任务。
引擎不仅支持顺序流程的流转，而且还支持分支、并发、循环、子过程(同步、异步)、活动集等，在分支上可以定义条件，实现按条件自动流转，条件转移之间还可设置逻辑关系;在并发流转中，多个活动节点可以同时激活;在某些活动节点上，也可以通过创建子过程来完成任务。
易协智能协同管理还提供自由流，并且自由流支持异步流转。
2)工作流程的自由定义
流程编辑器提供的图形化过程定义工具简单、易用，使用户在简单的拖拽中即可轻松地完成过程定义工作，过程定义中还可以使用已经定义好的部件快速完成业务过程的定义。
易协智能协同管理已经做到任意定义单个员工、部门、事务的工作流程，并且可以定义群组的工作流程。采用流程代码的设定方式，使系统的灵活性和扩展性大大加强。工作流程步骤不受限制，工作流程的事务不受限制。
3)表单自由定义
易协智能协同管理已经做到对任意工作流程所涉及到的表单用户可以自己进行设计，使系统的灵活性和扩展性大大加强。
4)业务实时监控
针对业务流转过程中的审批情况，具有相关权限的用户可以实时进行监控。
5)灵活的组织、员工设定和权限管理
工作流管理 WFM 结合用户管理模块，可以快速定义和修改企业的组织结构、人员协作关系，并设定用户的角色和权限。
6)以任务为管理线索
所有的工作，都可以分解为单项或者组合任务，每一任务可以自由设定内容。工作流管理 WFM 用户只需打开事件任务中心，就可以查看、管理所有的待办事宜。根据任务的执行情况，可以对任务的责任部分和个人，进行绩效考评和过程改进建议。
7)多种消息提醒方式
工作流管理 WFM 中的相关消息，包括待办任务、请示批复等消息，可以采用在线系统短消息、脱机提醒等，并将提醒和处理结果自动反馈到工作流管理数据中去。
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