电子邮件、电话、音频会议、视频、即时消息和网络会议等——是任何一个企业的基础架构和运营系统的重要组成部分，要实现这些功能，企业需要为系统的部署和运营投入大量资金。对于一个拥有5千名员工的企业，每年投入到沟通系统中的总开销通常会超过250万美元——这包括对硬件、维护、采购、设备/手机、软件许可、服务合约、网络供应、网络月支出、系统管理、用户培训以及技术支持等方面的诸多投入。通常，企业会利用多种解决方案来实现电子邮件、电话通讯、视频会议等沟通功能，对每种解决方案都需要分别投入单独的成本费用和运营费用，而且，每个系统都使用独立的硬件资源、维护合约、外部实施服务和内部技术支持人员。
通常，企业会利用多种解决方案来实现电子邮件、电话通讯、视频会议等沟通功能，对每种解决方案都需要分别投入单独的成本费用和运营费用，而且，每个系统都使用独立的硬件资源、维护合约、外部实施服务和内部技术支持人员。
沟通系统总体拥有成本（TCO）评估框架
总体拥有成本（TCO）评估框架描述了企业所需的沟通系统功能，并将这些功能分解为常见的组件，以满足企业特定的需求。每个功能的组件成本都可以进行模拟，这样也就很容易地得出整套解决方案的总体成本。购置成本属于总体成本的一部分，这部分成本需要在部署初期阶段或稍后进行投入，而其余的成本则是后期需要投入的续发性成本。为了捕捉初始成本和续发性成本所带来的相关影响，我们必须在多年中对总体拥有成本（TCO）进行评估。以下有关总体拥有成本（TCO）的讨论是基于一个为期三年的时间框架而开展的。
沟通功能
对业务沟通系统的总体拥有成本（TCO）评估必须包括以下功能，这些都是客户们迫切需要并且计划将其整合到业务环境中的功能：
•语音功能：是指电话系统的相关功能和基础架构，包括PBX/IP-PBX、电话网关、移动电话设备以及其他有关电话系统的基础架构或操作设备。
•音频会议：包括电话系统和音频会议系统。
•视频会议：包括桌面视频解决方案。
•网络会议：包括应用程序和文档共享功能。
•即时消息与联机提醒：包括丰富的联机提醒控制和显示功能，以及向他人发送实时文字消息的功能。
要实现这些功能，需要客户拥有基础架构、最终用户软件、多种类型的硬件、相关的技术支持合约、实施服务和网络服务，并需要客户对沟通系统的基础构架进行持久性管理。
企业沟通系统总体拥有成本（TCO）的组件
要想实现所有的沟通功能，企业必须投入资金，并对以下设备和技术支持流程进行维护：
•设备
包括企业中使用的移动电话设备、语音或视频设备。当今，大多数企业都会为大部分员工配备专用的手持设备。高端设备通常是为管理层或销售部门配备的，每台设备价格可达800美元。中端设备占企业中设备总量的大多数，它们通常是为信息工作者配备的，价格从400美元到600美元不等。低端设备主要提供给生产设施、普通员工和公用电话使用，价格约200美元。针对各等级设备的功能和语音用途，大多数企业会选择多等级设备的组合使用方案，包括高端、中端和低端设备。
•硬件
硬件包括中央服务器和其他基础设施，例如负载均衡器、PSTN网关或应急分路装置（SBA）。有些供应商还要求客户向唯一的供应商或一小部分已通过认证的供应商购买整套、齐全的硬件，甚至包括通用目标数据中央服务器。某些沟通平台可能要求客户拥有专门的安全性硬件以向数据中心、总部、分支机构和远程工作室提供VPN服务。
•软件
包括服务器软件、客户端软件和嵌入式软件的授权费用和维护费用。供应商可以采取多种方法为沟通系统进行软件授权。例如，Microsoft提供一体化的授权模式，而其他供应商则采用按需定制的方法进行软件授权，客户可以针对不同组件单独进行授权申请。
•网络
所有的沟通平台都要求与一个服务供应商建立连接，从而方便客户网站、合作公司、远程用户、匿名用户和PSTN用户之间的沟通。有时候在网络上消耗的成本可能会比较高，特别是在解决方案要求信息载体能够提供高度的流量支持或者要求系统具有较高带宽的情况下，从而保证那些在网络受限条件下无法正常工作的编解码器的性能。
•服务
服务成本主要花费在系统集成商或经销商方面，他们协助客户进行规划、组建和部署沟通系统。随着系统复杂程度的增加，这些费用也会随之增高。
•技术支持与维护
技术支持与维护成本包括管理成本（各层级管理）、咨询台成本、用户供应成本以及硬件维护合约成本。
•以IP电话为中心的沟通平台总体拥有成本（TCO）
对于许多企业而言，传统沟通平台的总体拥有成本（TCO）可以分解为以下几部分：
图1: 传统IP-PBX的TCO: 成本结构
对于一个拥有5000名员工的企业来说，传统IPT和/或PBX解决方案每年的总体拥有成本（TCO）为400至500美元/每用户（即3年1200至1500美元/每用户）。对于规模更大的企业（员工数量超过5万名），情况是相似的。
