从SharePoint 2007开始，微软就已经支持离线文件的同步与应用，到了 2010版本，加强了这类文件的运用及上传速度，而且支持多种设备，让文件可在多种手机平台上运用，例如Windows Mobile与Nokia的智能型手机，都可通过浏览器显示网站内容。
而且SharePoint 2010还新增了多种文件格式的共同编辑功能，例如Word、Excel、PowerPoint与OneNote等，都可通过这个系统，同时与他人编辑一份文件。而文件编辑完成之后，可通过SharePoint Designer使用所见即所得的方式编辑，直接将文件上传至网页与他人分享。
使用SharePoint 2010对使用者来说，最大的方便就是这套系统已经整合多种商务解决方案，使用者可以用统一的架构，建立企业内部入口网站（EIP），并能使用商业智能（BI）分析数据等。
而且，SharePoint 2010不仅能与Office 2010的文字处理软件相结合，另外还整合了以往Groove的文件同步功能，以及Windows SharePoint Services所提供的网页搭建与服务平台。另外，若企业还可以构建OCS，结合Outlook还可整合通讯的功能，并且直接与其它使用者实时通讯，或开启视频会议。
加强既有功能，并且新增文件共享与同步功能
搭建一套SharePoint Server后，由于使用统一的架构，便于管理者的管理，可以降低IT人员训练的成本。再加上具有文件共同编辑的特性，有助于生产力的提升。
虽然，在先前的2007版就已具备，或是整合了上述建立入口网站、商业智能，以及整合通讯等功能，不过SharePoint 2010版，另外还加强与新增了几项功能，让文件分享更便利，增加协同合作的效率。
这些新增的功能，大致可分为文件共享、共同编辑、网页预览、同步与搜寻等，其中，最显著的改变就是文件的共享与共同编辑。
文件共享、离线同步与共同编辑功能
在文件共享的功能上，SharePoint在之前的版本就可以共享文件，不过当时仅限文件共享，并无法支持同时在线多人共同编辑。
而SharePoint 2010持续提供文件共享的功能之外，还支持Word、PowerPoint、Excel与OneNote等文件的共同编辑，增加工作的流畅度与信息的实时分享。
共同编辑
要做到这功能不容易，因为文件在共同编辑时，哪些内容是被其它人新增与修改的，或者该以哪个版本为主等问题，一直都困扰着使用者。
以往对于这类的状况，一般常见的状况是，系统会跳出提示信息，提醒目前文件有其它使用者正在编辑，因此会储存成文件的副本，文件名则修改为编辑文件的使用者名称与修改时间。这样做的好处，是确保多位使用者同时开启同一个文件时，不会发生较晚储存的使用者将先前的变更覆盖掉的状况。但缺点是同一份文件会有多个版本，若总共有10位使用者同时编辑，就会有10个文件副本，在整合信息的时候非常麻烦。
而这次SharePoint 2010的共同编辑功能，只要有其它使用者正在编辑同一份文件，使用者可以知道目前有多少人正在在线编辑这份文件，而目前所编辑的部份又是哪些，都可以一目了然。而且，只要其中一位使用者将文件修改过，并且储存之后，其它使用者就能够实时地发现文件更改过，因为新增或修改的部份会被特别标示出来，在共同编修文件时，可以更快速了解内容与更新项目，让文件的阅读更有效率，有效提升团队的工作与沟通效率。
在文件协同作业上，除了我们比较熟悉的几套Office软件的应用，最特别的，就是在Office 2007时就提供Live Sharing Session与分享笔记本功能的OneNote。
这套文字处理软件，最大的特色就是所支持的文件格式非常多。由于它是以笔记本概念为出发点的文书工具，因此随时将所得到的信息记录下来，变成了不可或缺的功能。因此，我们可以在OneNote上编辑与贴上文字、网页、图片，甚至PowerPoint，以及Excel的报表等。
可以随手记录的特色，加上可与多位使用者共同编辑的能力，让OneNote在群组讨论，与共享信息时的应用上更加方便。
文件离线处理
在线协同作业时，能否支持离线使用也是文件共享相当重要的一部分。实作上让使用者可将SharePoint上的数据同步至个人计算机的指定文件夹中，即使不连接网络，也可使用同步的文件文件，而且数据在更新过后，在计算机重新连结到网络的时候，会自动将数据同步。
另外，SharePoint 2010还加强了离线文件的同步速度，与先前同步方式不同的地方，在于它仅同步内容有更动的部分，大幅减少上传文件的大小，加速文件上传与更新的速度，同时也不容易受到网络带宽的限制与影响，增强了共同编辑的实时性，让协同作业更加迅速。
文件续传功能
虽然SharePoint具有文件离线使用与同步，以及多种平台的浏览与操作，但是在文件传输的过程中，使用者最担心的就是断线的状况，这套系统针对这样的状况，提供了续传的功能，让新数据的传输，以及既有数据的同步，不会因为网络带宽不足，或网络不稳定而无法实时传送与同步。
文件夹同步与搜寻
除了上述的文件共享之外，我们也可直接在Windows环境的一般文件夹中，建立类似网络磁盘的路径，以便直接存取SharePoint与SharePoint Workspace的工作区内容，让使用者可随时存取文件。
另外，我们也可以使用浏览器，开启由SharePoint 2010搭建的网站，并且使用“与计算机同步（Sync to Computer）”的功能，将整个网站的内容下载至个人计算机，因此我们可以离线浏览这个网页与其中的内容。
当我们同步网络上的文件夹至本机之后，这些数据在个人计算机中会自动由Windows Search制作索引。而且这功能也和Windows操作系统内建的“搜寻”相结合，我们只要在Windows工作列之中的搜寻字段中输入字符串即可。
在搜寻文件时，我们可依照文件类型、数据来源、关键词与作者等条件寻找，检索可输入的条件非常丰富。而且最特别的地方，在于列出搜寻结果之后，我们可以直接预览文件内容，不像以往必须先下载文件并开启之后，才能确认内容是我们想要的，在搜寻文件时减少了文件下载、检查，与确认内容的时间，对于文件内容的寻找速度有很大的帮助。
寻找文件之外，我们也可以使用SharePoint的搜寻功能来寻找联络人，同时，搜寻结果能够依照搜寻者与对方的组织关系列出，将摘要内容呈现在搜寻结果页面中，并利用树状的组织图，让人更容易了解在企业内每个员工的关联性，有效利用企业内部资源。
建立可快速浏览的页面
使用SharePoint 2010建立网页时，我们可使用SharePoint Designer建立如Wiki、个人博客与入口网站等。使用这套简化的网页内建工具，就像使用以往微软所发布的FrontPage，使用所见即所得的方式快速搭建网页。
其实SharePoint Designer的前身，就是Office 2003时内建的网页编辑软件FrontPage，不过新版本加强了编辑的环境，让使用者在搭建网站时，能更快速的架设。例如它内建许多标准网站模块，让系统管理人员可以快速建立入口网站、个人网站，并且能将使用者数据汇入。而且加强了与Office各个应用程序的兼容性，达到完整连接的特性。
另外，当我们上传如图片、影片或是PowerPoint投影片等文件时，SharePoint会自动建立缩图，也就是当其它使用者要取得文件时，不需要下载完成才可检视其中的内容，可在浏览器上直接预览，节省寻找信息的时间。
也因为上传的文件会预先建立索引与缩图，因此不论使用者通过个人计算机、手机，或是不同的网页浏览器，所显示的内容都会一致，不会有不同平台而有兼容性差异的问题。
将文件上传至SharePoint 2010网页之后，系统便会自动建立缩图，方便使用者直接预览文件内容，节省寻找信息的时间。
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