选项研究
"外包"一词背后的意义
如前所述，对于大多数企业，"外包"一词有褒有贬，泾渭分明，而这个态度往往取决于当事人对项目的个人体验。
首先，外包的优势和缺点并不是"一边倒"。虽然全外包解决方案，如PEO（Professional Employer Organization）或传统的业务流程外包解决方案（Business Process Outsourcing）都可以成为有效外包的形式，但是当涉及到今天的人力资源和福利管理，我们需要重新定义"外包"这个词。
为什么？因为市面上已有林林总总的方案可供选择，其灵活性相当高--其中不少方案已经脱离了传统的外包，演变为真正的合作伙伴关系。
也许，对于"外包"一次更好的诠释是"优化"。随着市面上出现越来越多的工具和支持，中等规模的企业将有更多的选择来优化劳动力管理，实现真正的进步。
对外部供应商人力资源服务的兴趣
受访者被要求阅读10个人力资源职能，并针对每个职能表明交由外部供应商处理（即外包）的兴趣（使用5分制，其中1 = 不感兴趣，5 = 非常感兴趣）。
由于"外包"这个词对于不同的人会有完全不同的认知，所以这里对"外包"的定义如下：
这些服务将通过提供易于使用的工具交付，如通过实时的呼叫中心解答员工的问题，如通过经验丰富的人力资源业务合作伙伴解决各种难题。您和您的工作人员将负责监督服务提供商，与他们密切合作，但工作人员的大部分时间将花在重新规划其他人力资源职能上。
急切希望将所有10项职能外包的受访者（评分为5）的比率为21%。这虽然不高，但是希望或急切希望将所有10项职能外包的受访者（评分为4和5）的比率高达56%。受访者希望外包的前四项职能为：
o 合规 (29%)
o 风险管理 (27%)
o 福利管理 (26%)
o 培训(23%)
这与ADP公司的其他研究结果吻合。这些研究表明，FSA、COBRA、401(k)记录保存和福利记录保存是企业最倾向于外包的人力资源/福利工作。不少这些行政工作都可通过现有的人力资源和自助服务工具实现自动处理，让企业的人力资源专业人士把重点放在更具战略意义的人力资源工作上。
对于有意外包10项人力资源职能中至少一项的受访者（评分为4/5），他们被问到（同样采用5分制）在同一家外部供应商获得所有外包服务的意向如何。超过一半的（53%）的受访者有意或高度有意（评分为4/5）将其所有外包委托给一家供应商处理，14%的受访者为高度有意（评分为5）。
外包的使用情况和集成的需求
为了了解企业目前如何处理四个特定的人力资源和福利管理工作，受访者要求在以下三个选项中进行选择：
o 完全依靠企业内部员工完成处理，
o 外包部分工作给外部的服务提供商（服务提供商未处理整个工作），
o 使用流程外包型服务提供商，由提供商负责处理各方面的工作。
几乎所有的受访者的人力资源团队（96-99%）都开展下面四个任务之一：员工福利计划管理，风险管理，招聘和选拔，以及休假管理。只有1-3％受访者的公司目前为每个领域使用完全业务流程外包（BPO）。规模较大的公司（250-999名员工）更倾向于外包所有领域，特别是风险管理。
如果受访者的人力资源团队为每项工作使用一款软件，那么他们对软件与其他内部/外部系统的集成给予了较低的评价，因为这阻碍了他们共享数据--对于小公司尤其如此：
o 对于所使用的系统，多数公司拥有雇员福利计划管理软件（71％），只有一半（53％-44％）公司拥有风险管理软件、招聘/选拔软件、休假管理软件。受访者的人力资源团队为每个领域平均使用一款应用软件，每个领域的系统平均使用数量从0.5到1.2。
o 对于使用至少一个人力资源系统（80％的公司）的受访者，当被问到为了共享数据，他们的人力资源系统是如何同公司内部、外部的其他系统集成的（采用5分制，其中1 = 完全不集成；5 = 高集成），多数（57％）的受访者评价其系统为1或2分（不集成），只有四分之一（25％）评为4或5分（集成）。相对较大型的企业，小型企业（100-249名雇员）中的受访者更多给出了"1，完全不集成"（小型企业为45%，较大型企业为30%）。
新的外部资源：HRBP
在传统外包之外，还有一种新的选择--"人力资源业务伙伴"（HRBP）。HRBP为企业提供外部的人力资源和专家，随时为企业就任何复杂的人力资源问题提供咨询意见，为具体的人力资源问题给出具体的答案。
在对这项服务没有给出具体价格的情况下，调查员要求受访者就这一概念进行评分（5分制，其中1 = 一点也不感兴趣，5 = 非常感兴趣）。将近一半（45％）的受访者要么感兴趣，中立，或已经在实施HRBP。
对于这45%感兴趣，中立，或已经在实施HRBP的受访者，调查员给出了5个项目，以确定他们如何利用HRBP：
针对具体的人力资源合规问题寻求解答，
(2) 制定员工和管理人员培训计划，
(3) 在解决员工问题时获取帮助，
(4) 为复杂的人力资源工作制定公司的计划和政策，或
(5) 获得人力资源最佳实践的资讯。
受访者还被问及倾向于如何同HRBP互动。
对HRBP感兴趣或中性的受访者通常愿意将HRBP当作"针对具体的人力资源合规问题寻求解答"（43％），较少的人愿意将HRBP用作"制定员工和管理人员培训计划"（20％）或作其他用途（14％-11％）。
对HRBP感兴趣或中性的大部分受访者愿意完全通过电话或电子邮件与HRBP互动，不需要专人登门拜访（91％）。然而，三分之二（63％）的人仍然希望以电话和电子邮件交流为主，而在需要时能有专人上门服务。
内部资源：员工和管理层自助服务
对于希望能加强员工参与和优化劳动力管理的中型公司而言，简化人力资源和福利具体任务的处理--无论是通过互联网（办公室或服务站）处理，或者是在家中（自助服务）处理--已经变得越来越重要。目前，大约一半（48％）受访者的公司允许其员工或经理开展某些和人力资源相关的自助服务。
较大型企业（250-999名员工）比小企业（100-249名员工）更大规模实施管理人员自助服务和员工考勤自助服务功能。最大型的企业（500-999名员工）比较小的企业更愿意让雇员修改个人资料（21％，较小型企业为12％）。
当被问及如何看待未来的自我服务，希望有什么样的功能时，多数（56％）的受访者表示出对以上5个员工或管理人员自助服务项目都有浓厚兴趣，而且对每个项目的兴趣远远要高于目前的使用情况。按照企业规模划分，兴趣也和目前使用情况具有差不多的特征：较大型的企业（250-999名员工）比较小的企业表现出对管理人员和员工自我服务功能更大的兴趣。
目前，大多数受访者（76%）已经让其员工或管理人员使用上述自助服务之一，或者他们计划在未来实施这些服务。在未来的计划中，受访者对管理人员自助服务功能的兴趣高于员工自助服务功能，尽管如此，21%的受访者有意实施所有5个项目。
处理人力资源工作最有效的途径
为了更好地了解中型企业在优化其外包工作上的需求，研究给出了17个特定的人力资源任务，要求受访者选出他们认为最有效的处理方式（暂且不管他们目前是如何处理的）。这17个任务包括休假管理（4个任务），福利管理（4个任务），薪酬（3个任务），搜寻和筛选（2个任务），风险和安全管理（3个任务）和奖励（1个任务）。
为了明确处理每个人力资源任务的最有效方式，研究给受访者四个选项。这些选项依次为：
1. 使用现有的内部资源，完全在企业内部处理
2. 完全在企业内部处理，但是从外部供应商中获得更好的技术工具
3.借助外部供应商的良好技术以及外部人力资源专家的帮助，有效解决问题，获得建议
4. 完全由外部供应商管理
调查结果表明，有些任务在公司内部处理更好，但是有些任务则适合某种程度的外包。下面的回答表明，若采用更现代、更融合的外包方式，可为相当数量的任务带来优势。
接下来：选项研究
某些行政性的工作已经外包，但是某些工作，如更复杂的、与人力资源部密切相关的工作，则较少外包。然而，受访者最倾向于外包的人力资源工作并不一定是那些最耗时的工作，而是那些与人力资源部最密切相关的工作。虽然时间是考虑的重要因素之一，但如何成功规避风险是人力资源开展最佳实践的真正驱动力。
战略性人力资源管理计划具体怎么样才是最优化的，这因企业而异，但是从这10个调查的反应来看，某些类型的工作的的确确非常适合某种程度的外包/优化。
尽管，或者就是因为最近市场波动和持续的经济不景气，所以现在正好是探究市面上灵活的方案选项契机：您可以创建一个或多个定制的外包解决方案，以优化您的人力资源管理。一个值得信赖的专家资源，将为中型公司带来宝贵的价值，将帮助他们勇于面对各种挑战，如RIF（劳动力缩减）、并购等。
2008年10月，人力资源管理协会（SHRM）在全美展开了一项调查。调查结果显示，70％的人力资源专业人士认为如果美国经济不能好转，那么所在企业将有削减预算的可能。在2008年10月的另一项SHRM调查中，发现如果经济继续低迷，65%的受访企业在人力资源上的投资都将"保持不变"，这要求人力资源部在管理其投资上变得更加高效。
正如在2007年10月ADP公司的《人力资源需求》调查中说道，无论什么行业，无论什么规模的机构，在竞争中取得成功的企业--无论是跑赢竞争对手，还是获得高质量的员工--都将是能为其人力资源专家创建可集中精力于实现长期价值的环境的企业。
明智地、有选择性地使用外包，将是实现这一目标的关键。
意见和建议
正如本研究结果显示，外包/优化的手段对于不同的人是不一样的。本报告需传递的重要信息是，当谈到优化人力资源和福利工作时，您和您的企业有多种选择。
如果外包仍然对您而言有一些负面的含义，现在是时候重新定义这个词。如前所述，"优化"是对外包的一种新的思考。这里对外包给出了一个基本定义：
外包是一种有选择性地使用外部资源--无论工具，基础架构和系统，或人的专门知识--以优化您的劳动力管理的积极方式。
三步走
要优化劳动力管理，请考虑三步走：
优化劳动力管理第一步--利用现有的内部和外部资源组合评估和衡量您的特定需求。如前所述，好的外包并不是"放之四海而皆准"的。
现在是时候考虑整合您在人力资源和福利工作上的所有需求。在2008年9月，ADP公司的一项白皮书提出了以下问题，也许您的企业已经有这些问题的答案：
o 您的业务分析和劳动力指标是否强大？
o 为吸引、发展和留住企业所需要的人才，制定了哪些程序和制度？
o 您是让技术帮助您，还是仍在疲于应对重复的、人工的工作？
只有当您对以上问题心中有数，才能建立更好的业务方案，才能优化在劳动力管理上的投资。在这个前所未有的不确定、不稳定经济时期，"明哲保身"是不够的，还需要能探索新的途径，最大限度改善您在人力资源上的投资。
寻求最佳实践。
第二步是探索市场上的最佳实践，全面考察供应商提供的方案。无论您是在一个供应商中外包多项工作，还是利用多位专家处理单项任务，都必须要慎重评估您的潜在供应商--或者更准确说是合作伙伴。评估标准有如下：
o 潜在合作伙伴的经验是否丰富？
o 这些经验是否具有相当的深度和广度？
o 他们是否了解中型公司的需要？
o 他们提供的解决方案是否灵活，透明，集成？
o 潜在合作伙伴的稳定性如何？（您的合作伙伴应能减少您的风险，而不是增加风险。）
o 您是否能持续获得最佳实践和专家及时的支持？
在第二个步骤上不能操之过急。选择正确的合作伙伴，对您的成功至关重要。
至少有一个尝试新事物。
正如本研究受访者的经验表明，有效的外包有各种表现形式。
外包完全可以从小处开始着手：明确一个关键的人力资源工作或需求，最好这个工作或需求获得的改善是可以量化的，从而获得外部的支持--无论是提供给内部员工更好的工具或技术，或者部分外包工作或职能，或者选择全部外包。
如果目前您正同任何供应商有来往，如在薪酬和人力资源信息系统上有合作，那么与他们一起开始这样工作将事半功倍。他们具备资深的知识，给您的帮助可能超乎您的预料。
您也可以改善当前的解决方案，添加自动化的工具，或建立更有效的呼叫中心。添加这些功能可以是一个渐进的过程，万事开头难，请稳妥地开展每一步。如本调查的受访者表示，有效的外包将优化您的劳动力管理，但是需要专注，需要各方面的努力。
最后的思考
挑战、不断变化的时代需要企业有新的战略。现在正是重新定义外包的良好时机--请全面挖掘灵活的外包方案，请优化企业的劳动力管理。
外包将为整个企业创造优势：高阶管理层将达成其目标，包括实现战略性的人力资源管理，让人力资源部在总裁会议上有一席之地，为企业决策提供更有价值的信息；而人力资源团队可获得优秀的工具和专业的知识，让其工作发光发热。
在对外包持积极看法的受访者中，他们不仅对外包的经验最丰富，并且或多或少经历了一些企业的变动。这类受众更具有前瞻性思维，更全方位考虑人力资源部的定位以及其在企业中的责任。一旦他们找到同样具有丰富经验的外包商，那么就能契合其需求开发适用的系统，实现最佳集成。
企业需要实现的目标是什么？实现人力资源和企业目标、业务流程的和谐统一。而要实现这一目标，您可以将部分人力资源和福利职能有效外包，不用外包所有工作；或者利用所有资源--外部和内部资源开展外包工作。
外包，必须是能优化劳动力管理，加强用户的控制能力。最优秀的外包方案能让将新兴技术同用户当前的劳动力应用软件，以及现有的流程和员工相结合。今天已有这样的方案提供。因此，您还在等什么？现在就行动！
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