“长沙卷烟厂信息部采用了Microsoft Office SharePoint Server 2007来进行了部门门户的建设，并且在部门内部部署了Office 2007客户端，与长沙卷烟厂企业门户有机的结合。通过部门门户，将员工日常工作进行有机集成，极大的方便员工的日常工作。”
——杨黎宏 主任工程师 信息部 白沙集团长沙卷烟厂
白沙集团是一个跨行业、跨地区经营的大型多元化企业集团，涉足卷烟制造、文化传播、印刷等多个产业。其核心企业长沙卷烟厂始建于1947年，现有在岗员工4000多人，企业总资产达132亿元。随着集团业务的飞速发展，很多工作需要部门内部工作人员的相互配合才可以完成，跨部门开展项目和协同工作的需求也日益增强。长沙卷烟厂信息部承担着全厂信息化的建设工作，同时也希望能够将信息部作为一个试点，将信息、数据和文档进行统一管理，并通过统一的门户平台，让部门工作人员可以快速展开业务协作和即时沟通。
随着企业业务的飞速发展，对企业的信息化建设也提出了更高的要求，但是企业中现有的解决方案研发与部署周期较长，功能不够强大，操作界面不够友好，管理与维护工作繁琐，并且缺少丰富的信息交流手段。
难以形成统一的信息发布与协作模式
在传统的办公模式下，工作人员经常需要在电子化的办公环境中，通过电子邮件、磁盘共享、文件服务器或对等网络系统来共享他们的文档和信息，但是这些文档和信息往往散落在工作人员个人的计算机中，或者部门网络的不同位置，很难做到集中的共享和管理。同时，企业大量的工作往往也不是一个人可以独立完成的，需要由部门内部的多个工作人员，甚至跨部门开展工作，人员之间、信息之间、数据之间的协作需求就变得格外突出。
团队成员之间协作手段单一
提升团队成员之间的协作效率是企业信息化建设过程中永远都会涉及到的话题之一。个人工作效率对企业而言固然很重要，但很多工作并非凭借一己之力就可以完成，必须要与他人进行相互协作。随着企业的不断发展，跨地域、跨企业甚至是跨国界的协作越来越多，为了能够适应这种发展的趋势，企业也在不断尝试新的手段提升团队协作效率，例如通过邮件、电话会议等方式，但这都难以从根本上改变协作效率低下的现状。种种迹象表明，如果无法保障工作人员之间的相互协作，将对企业的发展造成非常不利的影响。因此，必须要建立一个现代化、高度整合的协作平台来支撑企业的运营。
存在信息孤岛，信息资源难以快速搜索和再利用
长沙卷烟厂信息部每天所要处理的信息量在不断加大，为了能够获得所需信息，工作人员不得不将相当一部分时间花费在信息的查找上，这将严重影响部门的正常运转。但是在现有的解决方案基础上很难构建行之有效的全文检索系统，往往是搜索结果和预期相差深远。长沙卷烟厂信息部希望可以通过现代化的信息技术为员工提供高效、快捷的信息检索手段，尽量缩短信息查找的时间，提升信息检索的效率，使员工可以将更多的时间投入到有价值的工作中。规范化的信息共享与协作模式，为部门信息化建设提供了有力保证，使工作人员可以在一个统一的平台上开展工作。
解决方案
长沙卷烟厂信息部以Microsoft Office SharePoint Server 2007为平台构建了部门门户站点，将部门内部的信息、文档、数据和人员紧密地连接在一起，提高了部门工作人员的协同工作效率，也为用户提供了更为可靠、安全的协作环境。
构建规范化的内容发布与管理模式
长沙卷烟厂信息部采用Microsoft Office SharePoint Server 2007进行了部门门户的建设，实现了对信息的统一管理、存储和发布。在统一的信息共享和协作平台下，管理员可以很容易地将公共信息发布到部门站点，而将一些关键的业务数据进行紧密集成。简单、快速、有效的信息发布管理模式不仅减轻了管理人员的工作压力，也避免了在工作人员协作过程中信息资源分散、重复劳动、数据不一致等诸多问题。
整合部门现有资源，实现无障碍的信息交互
长沙卷烟厂信息部是企业中信息量最大的部门，为了更好地满足部门在文档管理上的应用需求，信息部基于SharePoint Server创建了结构化文档库，以便可以对文档进行统一管理。管理员可以对文档的整个生命周期进行有效监控，同时用户也可以很方便地对文档进行上传、下载、修改、编辑等操作。各种类型的文档存储在统一的文档库中，并结合企业管理策略，不仅降低了企业信息管理的成本，也消除了多系统环境中数据交换困难的问题。
提供了强大的搜索机制，支持对信息和人员的高效检索
搜索的全部意义在于能够帮助企业员工方便、快捷地查找所需的信息或人员。长沙卷烟厂信息部部门门户借助SharePoint Server 2007创建了一个包含选项卡的搜索中心，该网站包含两个选项卡：一个用于常规信息搜索，另一个用于搜索人员的相关信息。用户可以搜索包含特定字词或短语、用特定语言编写、用特定应用程序创建或具有特定属性的文档。此外，在对人员信息搜索过程中，用户可以将人员的姓名、当前职位、专业技能作为关键字进行查询，当今企业环境下，实时找到合适的人员、专家对于快速完成工作是十分必要的。
高度整合的协作平台，提升团队之间的协作效率
长沙卷烟厂信息部部门门户与Office Live Communications Server 2005的即时通信架构紧密集成，提供了即时消息、音频/视频会议、多人会议等协作手段。基于LCS的即时通信模块，用户在协同办公平台中可以直观地看到其他用户的当前状态、共享日历，并可以选择最合适的时间通过即时通信、电子邮件、会议等方式和该用户进行即时的沟通与协作。同时，用户在其他Office客户端应用程序中也可以立即找到相关人员并与之展开通信。高度整合的协作平台消除了同事、业务伙伴之间的通信延迟，使所有用户都可以在一个较高安全级别的实时通信环境下进行协作，从而有效提升协作效率。
依据日常工作需求，进行个性化定制
Office SharePoint Server 2007提供了非常完善的个性化定制功能，每个用户都可以拥有一个单独的个人门户“我的网站”。它提供了一个集中位置，用于查看和管理个人工作所需的所有文档、任务、链接、同事及其他个人信息。个人门户是用户个人的工作平台，用户可以订阅和自己日常工作相关的新闻、通知、电子期刊和其他信息，并保持更新状态。也可以将日常工作相关的协作功能入口链接到集中放置在个人门户的连接区域，便于从个人门户导向到其他办公协作功能区。甚至还可以在个人门户中对相关内容使用隐私设置，向指定的人员共享个人信息。利用Microsoft Office SharePoint Server 2007构建的部门门户，可以与LCS即时消息系统紧密集成，为工作人员提供了统一的沟通平台。
优势与收益
白沙集团是微软公司的战略合作伙伴，此次长沙卷烟厂信息部部门门户建设方案采用了2007 Microsoft Office system 最新的产品与技术，并同时在终端计算机上部署了Microsoft Office 2007客户端产品，使整个的办公平台在稳定性、安全性、易用性上更胜以往，同时也提升了信息部的工作效率和专业形象。
整合企业信息内容，有效提升生产效率
长沙卷烟厂信息部基于全新的2007 Microsoft Office system产品和技术创建的部门门户可以与现有的集团业务系统进行有效集成，简化了公用信息与内部信息之间的管理流程。现在网站管理人员无需人工介入即可保证内容的实时更新与同步，有效提升了办公效率。与此同时，也大大降低了系统的管理与维护成本。
提供简便、直接的信息获取方式
通过在门户系统中整合现有的信息资源，Microsoft Office SharePoint server 2007为工作人员提供了一个统一的信息访问中心，从而提升了信息资源的综合利用率。另外，随着企业的不断发展，企业内部积累的信息和文档也在不断增多，为了能够尽量节省在信息查找上所花费的时间，信息部门创建了一个搜索中心站点，为用户的日常工作提供了一个方便、快捷 的信息获取方式。
人员之间的协作更加紧密
协作手段的多样性，使得企业员工可以更加方便、快捷地与他人进行沟通与协作，以往单纯依靠电话、邮件进行交流的方式已经被全新的协作平台所取代，相信基于LCS和2007 Microsoft Office system构建的协作系统必将进一步拉近人员之间的互联，为企业现在以及将来的发展提供更为有力的保障。
个性化的信息定制服务模式
个人生产力是企业不断发展的基础，长沙卷烟厂信息部基于2007 Microsoft Office system构建的解决方案同时也为员工提供了强大的个人门户，每个用户可以将日常工作所需的各种信息集中汇总到同一个操作视图下，而不需要在多个界面之间进行切换，工作效率较以往相比有了明显提升。与此同时，长沙卷烟厂信息部还在终端计算机上部署了全新的Office 2007客户端应用程序，易用的应用程序设计界面、强大的系统功能、与个人门户的应用无缝交互，这些都在企业内部打造出了理想化的工作模式。
