虽然传真也许看起来像是80年代的技术，但是，许多企业仍需要传真文件。处理合同和签署文件的企业就是频繁使用传真的用户。电子邮件也许是目前传输方式的选择，但是，传真仍在继续使用。因此，如果你是一个传真用户，你也许是一个懂技术的人，并且会利用传真服务器这个现代技术的方便性的优势。
这是一种配置传真软件的服务器并且连接到具有传真功能的调制解调器和一条电话线，还需要安装允许你在互联网上发送传真的调制解调器软件。
工作原理
传真服务器从你的网络上的用户那里接收文件，把文件转换为传真，然后在电话线或者互联网上发送出去。传真服务器还接收发进来的传真，存储这些传真并且把这些传真发送给单个用户。你的网络上的用户能够以几种方式这台传真服务器发送文件。通过网络接口上传传真需要专门的客户端软件。但是，大多数传真软件的价格都不太贵。
要接收发进来的传真，传真软件能够向用户发送一个电子邮件，把传真作为一个PDF文件的附件。替代的方法是用户能够定期检查服务器上存储传真的文件目录或者用户使用客户端软件登录网络接口并且查看接收的文件。
传真服务器的优势
使用传真服务器有很多优势。首先和最明显的优势是员工不离开自己的办公桌就可以发传真。他们从自己的工作站就可以简单地收发传真。第二，传真服务器通过存储和排队需要发出的文件能够处理大量的传真通讯。传真服务器将按照接收的次序发出传真。
另一个关键的优势是：由于传真是以数字形式发送的，文件在传真之前不需要打印。这既可以节省纸张又可以节省墨水。此外，发进来的传真能够在一台标准的打印机上打印，提供了比在传真机上打印的文件更好的可读性。
传真更容易存储
传真服务器还能够使那些需要遵守政府数据保留法规的办公室管理人员的工作更加方便。由于所有的传真都存储在一个电子文件中，这些文件很容易查阅和备份。由于管理员能够看到哪些文件进出这个传真服务器，因此给人一种更透明的感觉。
对于更大的企业来说，这些管理优势是传真服务器的一个关键的卖点。采用多台传真机的更大的企业还能够使用FoIP(IP传真)技术减少电话线的数量。
好消息是较小的企业也能够从传真服务器中得到好处，即使你买不起专用的服务器。你可以在一台执行多项任务的服务器上安装软件和传真调制解调器。无论你的公司是大还是小，都值得考虑传真服务器的优势。
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