2.分门别类。每天在固定的地方阅读你的信件，以防止你的信件洒落各处。将已支付的和未支付的帐单分开存放。把所有的办公用品归在一块，方便检查库存，以避免重复购买。
3.不要把你的整张桌面当作巨大的“收件箱”。相反地，你应该把你下一步要做的任务分别写在小纸条或文件上。把马上要完成的任务（例如打电话，询问合作伙伴）和正进行的任务放进“行动文件夹”，千万不要跟“参考文件夹”混在一起。“行动文件夹”必须放在手边，便于提高工作效率。
4.有句格言道：每张文件就只处理一次。这样的境界并不容易达到，但是这句话却蕴含着真理。请你试着把每个小步骤分别写在纸上，然后按照纸上的提示去完成一个个步骤。你特意放在办公桌上的那研讨会广告，是不是要提醒自己记得去报名？可是你知道你今天已经翻过了10次，但还没有行动吗？现在就赶紧去报名吧，或者马上在你的行事历放个提醒，只有这样，你才能更容易完成这个计划！
5.对于不需要花时间归档的文件，就丢了它吧。如果你不好好归档，你以后就会忘记它，或者当你需要的时候你也找不着它了。保存没有归档的文件对你一点好处也没有，跟你当初扔了它是同样效果的。如果你打算把信息扫描到你的电脑，必须要有选择性。如果你想不到以后什么情况下将会再用到这信息，那么建议你还是不要扫描。大多数人都会保存着许多些以后都不会用到的文件。
6.利用你的日计划帮助清理你的工作事项。假如你担心忘了跟进某些事项，就在你的记事本或者计算机软件里设个提醒吧。
7.我们***的敌人往往是我们自己，我们经常从做一半的事情中跳出来去做另一件事。请停止这样漫无目的的工作方式吧！就只管一心一意把每件事情从头到尾完成好！
8.学会说“不”。你有可能活到100岁，但是你一定还是没有足够的时间做你完你所有想做的事。其实你比你想象中的要自由许多，你完全可以选择那些你必须关注的事情去做。抛开某些责任和义务不说，比如照顾病危的家人，缴税，你不得不做的属于精神上和法律强制规定的事情少之又少。回顾你的生活，问问你自己：如果我不做这件事情，最糟糕的结果会是什么？聪明的你一定知道，你只有拒绝做某些不重要的事情，才有时间去做那些你真正重视，在意的事情。
9.留心物品的管理。你拥有的物品越多，你就必须安排更多的空间存储它们，花更多的时间去整理，去修理，从而买新弃旧。千万不要仅仅因为打折，就去买了你并不需要的物品，你可以买更多的物品，并且你可以赚更多的钱，但是你绝不可能拥有更多的时间。
10.多储备一些你会一直用到的物品。在你的东西用完之前就添置新的，就可以避免你在***一秒匆忙购物中错买了物品。
11.不只是工作事项，你可以把为自己安排的事项也写进你的行事历。你的行事历不仅仅限于要应酬的商务午餐或者见你的医生，还应该包含为你自己安排的行程。拨出一些时间放在你一直没来得及处理的事情上。从对于棘手项目采取的下一步行动，到确保一个礼拜上两次健身房，所有大大小小的事情都可以写进你的行事历。
12.留心***主义至上。大多数的日常工作并不需要做到***。问问你自己，你努力的程度是不是超过了这个项目的重要程度？是不是因此导致了其它更多重要项目的延误？你是不是可以减少工作的步骤，衡量工作的重要程度，以提高效率？
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